マニュアル作成ツール Teachme Biz 導入・運用支援

課題解決

初めてのマニュアル作成。
何を準備すればよいのか分からない。

はじめてマニュアルを作る!!!

このコンテンツを発見し、救いを求めた方にとっては、とても重たい、憂鬱なタスクだとお察しします。私たちコンサルタントのように、比較的マニュアルを作成する頻度の高い職業であっても、マニュアル作成は簡単な仕事ではありません。しかし、どんな仕事にも正しいやり方は存在するものです。ラクで手軽なやり方ではないかも知れませんが、経験のない方、少ない方が、我流で進めてしまって迷走したり、手戻りしたりするよりはいいと思います。

マニュアル作成の手順はざっくり以下の通り。

マニュアルにすべき業務の選別
➀マニュアルにすべき
業務の選別
マニュアルを作成するルールの明確化
➁マニュアルを作成する
ルールの明確化
マニュアル作成スケジュールの検討
③マニュアル作成
スケジュールの検討

パソコンを起動するより前に
やるべきことが・・・

➀マニュアルにすべき業務の選別

何でもかんでも、すべての業務をマニュアルにすればいいというものではありません。マニュアルを作成した方がいい業務と無理にマニュアルにしなくてもいい業務があります。したがって、あなたの職場の業務の中からマニュアルにすべき業務をしっかりと選別しましょう。マニュアルを作成した方がいい業務の特徴は以下の5つです。

1) 作業手順が明確で頻繁に変更されない
2) 高い専門性や技術を必要としない
3) 各部署との連携が必要となる
4) 特定個人で完結せず、不特定多数が携わる
5) 実施頻度が高い(月1回以上、必ず実施する)

➁マニュアルを作成するルールの明確化

作成に携わるメンバーが複数いる場合はもちろん、一人で作成する場合であっても、最初にマニュアル作成のルールを決めます。マニュアル作成は、多くの場合、メイン業務の合間を縫いながら、数カ月にわたって作業を進めていくことになります。最初のうちは、同じルールで作っているつもりでも、そのうち文末の表現に「です・ます」と「だ・である」が混在してきたり、箇条書きの数字や記号のルールがメチャクチャになってしまうものです。ある業務は文字ばかりで、別の業務は写真が多すぎるなんていうこともあるかも知れません。また、ある業務はプロセスが3つにしか分かれていないのに、別の業務は20以上のプロセスに分かれ作成されてしまうという可能性もあります。もちろん例外があっても構いませんが、原則としてのルールは決めておいた方が完成したマニュアルの品質は高く保たれます。マニュアル作成のルールで決めておきたい事柄は以下の通りです。

1) マニュアルを作成するソフト(Word、Excel、PowerPoint等)
2) マニュアルの基本フォーマット(ページサイズ・レイアウト・文字サイズ・フォント等)
3) 掲載する基本情報(a.手順 b.ツール c.やり方は必須。加えて、理由や目的があるとより親切。)
4) 言葉づかい(「です・ます」調か「だ・である」調か、体言止めか用言止めか)
5) 時間や年の表記(西暦か和暦か、12時か12:00か)
6) 箇条書き
7) 数字やカタカナを入力する際の全角・半角

実際に作成してみると上記以外にも細かい決めごとが必要になると思います。可能であれば、マニュアルを2~3本作った上でルールを決定することをお勧めします。

③マニュアル作成スケジュールの検討

先述した通り、マニュアルは多くの場合、メイン業務の合間を縫いながら作成することになるでしょう。したがって、マニュアル作成の工程管理を厳格におこなうことがポイントになります。「メイン業務で忙しい」という理由で、納期が遅れることを安易に容認してしまうと、“それが当たり前”となり、完成が覚束なくなります。こういう業務こそしっかりとスケジュールを決め、納期管理をしましょう。工程管理のポイントは以下の通りです。

1) 作成するマニュアル1つひとつに納期を決める(「鈴木さんは担当の5本を月末までにお願い」は納期遅れの素)
2) (作成担当者が未熟な場合には)納期だけでなく、作業する日や時間帯も確認する
3) 最終期日を納期とするのではなく、後工程でのチェックを考慮し、2~3日の余裕を持たせる
4) マニュアル作成リストと納期は職場に貼り出し、他のメンバーも確認できるようにする
5) 最低でも週に1回は進捗を確認する(一人で作成する場合は、上司に報告する)

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