マニュアル作成ツール Teachme Biz 導入・運用支援

一問一答

マニュアルを作成してもなかなか定着しません。
定着させるコツや方法を
教えてください。

Q

マニュアルを作成しても、なかなか定着しません。定着させるコツや方法を教えてください。

A

作成されたマニュアルが日常の業務の中に定着しない要因は、次の3つに分類できます。

① マニュアルの問題
→マニュアルが見にくい、マニュアルに載っている情報が古い、マニュアルが大きくて使いにくい、スタッフの人数に対して十分な数量が配布されない等のマニュアルそのものの問題
② 業務フロー・社内ルール・人事制度の問題
→マニュアルを見なくても仕事が回る、入社後にマニュアルを見る機会がない、マニュアルが更新されたことを衆知されない等のマニュアルの運用方法の問題
③ 組織風土の問題
→「仕事は見て覚えるもの」「マニュアルは最低限。それより上のことをやらないと仕事じゃない」という考えの昭和な上司、「マニュアルなんてみんな同じでダサくない」と言う平成な先輩によって作り出された「マニュアル=悪」という雰囲気の問題

これは、長い時間をかけて出来上がった企業体質の問題なので、即効性のある妙薬は存在しません。➀~③に対して、一つずつ丁寧に対処していくことが最も効果の高い処方箋です。具体的な処方箋は以下の通りです。

➀マニュアルの問題に対する処方箋
・マニュアル作成のフォーマット化
・マニュアル作成ルールの明確化とマニュアル作成業務の標準化
・ビジュアㇽ重視の見やすいマニュアルの作成
・紙のマニュアル作成からタブレットでのマニュアル作成へ移行 等
※現場の負担軽減と現場での使い勝手に配慮がポイントです

➁業務フロー・社内ルール・人事制度の問題に対する処方箋
・マニュアル作成後の定期的な情報のアップデート(=ルール化)
・マニュアル作成後の活用頻度を高める運用ルールの検討
例)初期研修でのマニュアル活用の義務化、技能検定制度の導入等
・マニュアル作成&マニュアル運用と人事評価制度との連動 等
※「マニュアルがなくても回る」から「マニュアルがないと困る」へのパラダイムシフトがポイント

③組織風土の問題に対する処方箋>
・長期的には➀➁に対する処方箋の粘り強い継続(これに尽きると思います!)
・上司や先輩社員への教育研修(労働力人口減少の背景、最近の若者の行動特性、年々厳しくなる採用環境等)
・各役職への評価にマニュアル作成に関連するものを加える
・マニュアル作成に対する貢献への報奨と妨害へのペナルティの付与
※トップと経営陣の強い決意と率先垂範がポイント

各処方箋の詳細に関しては、スペースの都合で割愛いたします。もし、ご興味をお持ちの方がいらっしゃたら本ホームページの「お問い合わせ」からご連絡をお願いいたします。

アッシュ・マネジメント・コンサルティングでは、誰でも簡単にマニュアル作成を行うことができる、マニュアル作成ツール「Teachme Biz」の導入支援を無料で提供しています。マニュアル作成ツール導入をご検討中の方や、マニュアル作成の効率化・定着化にお悩みの方は、ぜひ、お気軽にご相談ください。

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