一問一答

働き方改革の一環として生産性向上を進めています。
生産性を高めるためのマニュアル作成のポイントについて教えてください。

生産性の定義を確認すると、
生産性＝アウトプット（成果）÷インプット（時間・費用）
です。

したがって、生産性を向上するための方法は
A.アウトプットにかける時間・費用を減らす（インプットを減らす）
B.同じ時間・費用で、より大きな成果を出す（アウトプットを増やす）
この2つです。

まずは、「A.インプットを減らすポイント」を紹介します。

A.インプットを減らすポイント
【1】 多頻度×長時間かかる業務をマニュアル化する
頻度の少ない業務や短時間で処理できる業務をマニュアル化するよりも、頻度が多く、かつ1回あたりの作業時間が長い業務を選び、マニュアル化する方が、一般的に時間削減の効果は大きくなります。

例えば、とある居酒屋チェーンの締め作業。頻度は月30回、1回あたり1時間かかる業務で、ビールサーバーの洗浄、調理器具の洗浄と決められた場所への収納、テーブルのアルコール消毒とカスタセットの補充、トイレ掃除などの閉店に関わる一連の業務があります。作業の種類が多く、かつ、スピードの速い人と遅い人の差が出やすい業務でもあります。生産性の高いやり方、動作の早さを動画マニュアルにすることで、1回あたり10分短縮できれば、30日で300分（＝5時間）もの時間削減につながります。現在、そのチェーンは約400店舗あるため、月2000時間、年24000時間、時給1000円で換算すると年2400万円の削減になります。

【2】 頻度が少なく、やり方を忘れてしまいやすい業務をマニュアル化する
やり方を覚えている業務よりも、頻度が少ないため、やり方を忘れてしまい、スムーズにできない業務をマニュアル化する方が、時間を削減できます。

例えば、年末調整。総務から書き方のサンプルや手順の資料を渡されるものの、年に1回のため、どこに何を書けばいいのか、どの資料を参照すれば良いのかを迷う人が多いようです。結果、社員から総務への問い合わせが多くなり、総務の仕事が滞ってしまいます。年末調整の書き方が、写真や動画で簡単にイメージができるマニュアルがあれば、年末調整がスムーズに進むだけでなく、総務への問い合わせも減るでしょう。

【3】 教育に時間のかかる業務をマニュアル化する
例えば、入社時のオリエンテーション。店舗ルール・出勤退勤時の処理・シフト申請の方法・ユニフォームの取扱い・服装や身だしなみのガイドラインなどの説明を30分程度で行います。パート・アルバイトが入社する度に行うため、一定の頻度で店長の時間が取られてしまいます。仮に1年間でパート・アルバイトが20名入社する場合、20分をマニュアルに置き換えることができれば、年400分（＝6時間40分）の削減になります。先ほどの居酒屋チェーン400店舗の場合は、年間2666時間の削減効果があります。

次に、「B.アウトプットを増やすポイント」を向上させるポイントです。

B.アウトプットを増やすポイント
【4】 成果を出している模範的な社員の仕事の仕方をマニュアル化する
例えば、飲食店であれば、料理や食材の説明、美味しく食べるための調味料の使い方・お酒に合う料理の提案、新メニューの紹介などの取組みは、顧客満足や客単価アップにつながるでしょう。これらのわかりやすい説明、食事の楽しさをより味わうための提案をマニュアル化し、全店舗でトレーニングすることで、全社レベルで顧客満足及び客単価アップが実現するでしょう。

いかがでしょうか。

生産性向上のための4つのポイント
【1】 多頻度×長時間かかる業務をマニュアル化する
【2】 頻度が少なく、やり方を忘れてしまいやすい業務をマニュアル化すaる
【3】 教育に時間のかかる業務をマニュアル化する
【4】 成果を出している模範的な社員の仕事の仕方をマニュアル化する

これらに該当する自社の業務を洗い出し、優先順位をつけて、マニュアル化していってください。

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