一問一答

主なメリットは、以下の3つです。

1つ目　作成における余計な手間・作成時間が減る
2つ目　共有における手間やコストが減る
3つ目　シーンを選ばずにマニュアルを見れる

これらを1つずつ、確認していきましょう。

メリット1　作成における余計な手間・作成時間が減る
パワーポイントでマニュアルを作成する場合、①写真や動画を撮影し、②それらを動画編集ソフトや画像編集ソフトを使って、不要な部分をカット（トリミング）したり、明るさを調整するなど、加工します。③それらのデータをパワーポイントに貼り付けて、説明文を記入し、レイアウトを整えます。

その際、動画編集ソフトや画像編集ソフトを用意し、操作方法を覚えて、使えるようにする必要があります。数あるソフトの中から「見やすいマニュアルを作るために必要な機能を備えたソフトはどれか？」を見極める手間がかかります。また、ソフトを決めたとしても、使い慣れていないソフトの操作方法を覚えることに時間がかかります。

さらに、パワーポイントで作成する場合、フォーマットを作成する必要もあります。フォーマットが決まっていないと、マニュアルのレイアウトがバラバラになったり、情報に過不足があったりと、マニュアルを見る側にとって、使いづらく、不便なものになってしまいます。

仮にフォーマットを決めても、複数の人がマニュアルを作成する場合、人によっては、フォーマットを使いづらく感じ、勝手に違う形のマニュアルを作ってしまうことがあります。すべてのマニュアルが完成した時点で、フォーマット通りにアウトプットされていないマニュアルを見て、ガックリしてしまう担当者もいるようです。

一方、クラウドのマニュアル作成ツールの場合、動画編集ソフト・画像編集ソフトが組み込まれaているものがあります。よって、クラウドのマニュアル作成ツールを使って、動画・画像を加工することができます。また、操作方法も直感的に操作できるものになっているものも多く、操作に慣れれば、アルバイトやパートでも作成が可能です。

フォーマットについても、マニュアルを見る側にとって、見やすいフォーマットが複数設定されており、それらの中から自社に合ったものを選ぶことができます。システムによって、複数のフォーマットが混在しないように管理されているため、マニュアルを見る側にとって、見づらい状態になることはありません。

メリット2　共有における手間やコストが減る
パワーポイントを使ってマニュアルを作成した場合、動画や画像を使うと、どうしてもデータが重くなります。メールで送るにも、ファイルを開くにも時間がかかることがあります。PCのバージョンが古い場合は、パソコンがフリーズし、作業ができなくなってしまうこともあります。マニュアルの数が多くなると、ファイルでのやりとりが難しくなるため、紙ベースのマニュアルを配布することになりますが、その場合は印刷・送付の手間や費用がかかります。

さらに、作業工程の変更や新しい業務の発生に伴い、更新したマニュアルを店舗に配信しても、店舗側で常に最新のマニュアルを管理できるとは限りません。管理スキルが低い店長の場合は、古いマニュアルが残ったままになっており、スタッフがマニュアルを見る時に、古いものを見てしまう可能性があります。その場合、手順が変わっていたり、見たい作業のマニュアルがなかったりすることもあるでしょう。スタッフがそのマニュアルによって、間違った手順で実行したり、作業手順がわからずにマニュアルを見続けてしまうことが発生する可能性もあります。

一方、クラウドのマニュアル作成ツールで作成する場合、クラウドで管理されているため、常に最新のマニュアルを、すべての店舗で見ることができます。店長の管理スキルの影響を受けることはありません。マニュアル更新後、ワンクリックで全店舗に共有できるため、メールでのやりとりも不要。当然、印刷や送付の手間・コストもかかりません。

メリット3　シーンを選ばずにマニュアルを見れる
パワーポイントで作ったマニュアルを見る場合は、PC画面上で見るか、印刷されたものを見るかのいずれかです。PC画面で見る場合は、作業場所からPCがある場所に移動しなければならず、マニュアルを確認しながら、作業することはできません。また、店長がPCで作業をしている最中は見ることはできません。

印刷されたもの（紙）を見る場合は、マニュアルが綴じてあるファイルを持ってきます。作業場で見ることは可能ですが、サイズ的にどうしても、かさばってしまうため、作業しながら、マニュアルを見るというのは、やり難いでしょう。

一方、クラウドのマニュアル作成ツールの場合、スマホやタブレットでも見ることができるため、作業場で作業しながら、見ることができます。個人利用のスマホで見ることもできるため、行き帰りの移動時間で見たり、休憩時間に見たり、スタッフがマニュアルを確認したい時、いつでも見ることができます。

以上、主なメリットを確認しましたが、他にも、「ツール自体が操作しやすく、覚えやすいため、マニュアル作成担当の引継ぎがしやすい。マニュアル作成担当を増やしやすい」「閲覧データが取れるため、利用しているか否かがわかる」といったメリットも挙げられます。

いずれにせよ、現場に使ってもらえるマニュアルを作り、成果を上げることが目的です。そのためには、「作る」「共有する」「使う」における手間やハードルを取り除き、スムーズに運用できるようにしたのがクラウドのマニュアル作成ツールです。

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