一問一答

社員やアルバイトによる情報漏洩のリスクは、クラウドに限った話ではありません。しかし、クラウドを利用してマニュアルを管理・共有する場合には、より一層の注意が必要になります。
情報漏洩は、過失（＝ミス）によるものと故意（＝悪意）によるものに分類されます。多少の差異はあるものの、大枠での対応方針は以下の通りです。

① ミスを発生させないワークフローの確立
② ミスが起こっても漏洩を食い止める仕組み・システムの導入
③ 情報漏洩行動を察知できるシステムの導入（→抑止力として）
④ 情報漏洩による影響や被害、損失の教育
⑤ 起こしてしまった時のペナルティの設定と厳格運用

また、マニュアルを作成する際には、「外部へ漏洩することを前提で作る」という心構えを持ちましょう。
マニュアルが紙で作られていた時代にも、予習・復習のために職場の外に持ち出すことはありました。これがクラウドになり、スタッフ一人ひとりが自分のスマホを使って、マニュアルを見る時代となれば、職場の外から重要な情報にアクセスするのは、より当たり前の行為となります。たとえ、会社からスマホやタブレットを支給したとしても、できるのはアクセス履歴の管理くらいで、職場の外からアクセスする行為自体を禁止・抑制することはできません。もし禁止したら、それこそ業務効率のアップや情報共有の促進を目的として端末を支給する施策を根底から覆すことになってしまいます。

マニュアルの作成にあたっては、以下のようなガイドラインが必要になります。

· 外部に漏洩しても問題のないもの（ex.道具の使い方、手の洗い方等の広く知れ渡っている基本情報の類）と問題のあるもの（＝企業秘密に該当する情報、自社のビジネスの成功に直結するノウハウ等）に分けて、問題のないものだけをマニュアルにする。
· どうしても問題のあるものをマニュアルとして作成しなければならない場合は、モザイクやマスキング等の加工を施して、情報を保護する。

このガイドラインも万能ではありません。そこで必要になるのが「一人ひとりの閲覧履歴を確認できるシステム」です。そのようなシステムが存在が情報漏洩に対する抑止力になるのです。社内サーバーやDrop Box等に動画やマニュアルを作成したファイルを格納しただけでは、閲覧履歴の管理をすることはできません。そこは専用アプリに一日の長があるのです。弊社が取り扱っているTeachme Bizでは、セキュリティ強化のために、マニュアルの閲覧を社内に限定することもできますし、IPアドレスに制限をかけて閲覧を特定の回線に限定することも可能です。もちろん、閲覧できる端末を制限することもできます。

そして、最後は『教育』
飲食店でバイトテロが広まったことは記憶に新しいですが、あの出来事は対岸の火事ではありません。どんなにシステムを整えても、悪意をもったスタッフが一人いれば、情報漏洩は簡単に起こってしまうのです。ですから、初期段階の研修や日頃のマネジメントにおいて、情報漏洩がもたらすマイナスの影響や被害の大きさ、損失額の多寡について、しっかりと認識させなくてはなりません。漏洩事故が起きてから、「ここまで大変なことになるとは思ってもみなかった」では遅いのです。

アッシュ・マネジメント・コンサルティングでは、誰でも簡単にマニュアル作成を行うことができる、マニュアル作成ツール「Teachme Biz」の導入支援を無料で提供しています。業務効率化のために、マニュアル作成ツール導入をご検討中の方や、マニュアル作成の効率化・定着化にお悩みの方は、ぜひ、お気軽にご相談ください。