マニュアル作成ツール Teachme Biz 導入・運用支援

一問一答

Teachme Bizを使って業務改善を
するためのポイントと
進め方を教えてください。

Q

Teachme Bizを使って業務改善をするためのポイントと進め方を教えてください。

A

業務改善は、
① 改善対象業務の特定
② 特定された改善対象業務への対処策検討
③ 改善後の業務の浸透
という流れで行います。

① 改善対象業務の特定
改善の対象にする業務は、以前のやり方を変えることによる効果が大きなモノを選ぶのが鉄則です。
選定する視点は、
(1)業務の発生頻度
(2)業務に費やす時間
の2点となります。

(1)業務の発生頻度
発生頻度とは、その業務が実施される頻度をさします。毎日なのか、1週間に1回なのか、月に1回しか行わない業務なのかに分類し、発生頻度の高い業務を改善できれば、効果は大きなものになります。
(2)業務に費やす時間
業務に費やす時間ですが、業務を1回行うのにかかる時間が5分とか10分というように短ければ、たとえその業務の効率を50%向上できたとしても、数分の削減効果にしかなりません。従って、発生頻度に加えて業務に費やされる時間が長いモノを選ぶことが重要なポイントとなります。

Teachmebizの導入に当たって弊社では、この視点を用いてマニュアル化していく業務の選定を進めているので、改善の対象となる業務を特定するプロセスが事前に組み込まれています。

② 特定された改善対象業務への対処策検討
対処策を検討する視点は、
(1)やめてしまえないか
(2)機械化、システム化できないか
(3)ほかのやり方に変えられないか
の3点となります。

(1)やめてしまえないか
改善の対象となる業務をやめられれば、この業務に費やされていた時間がゼロになるので効果はとても大きなものとなります。
業務改善の妨げは、「以前から行っている業務なので、なんとなく続けている」という、社員の慣れ(マンネリ)の意識にもあるので、業務改善会議を定例的に行い、発生頻度が高く費やさされる時間が長い業務を議題に取り上げ、その業務をしているそもそもの目的を確認すれば、慣れ(マンネリ)の意識の払しょくにも結び付きます。
(2)機械化、システム化できないか
機械化、システム化も、人がその業務を解放する視点なので、「やめてしまう」と同様に大きな効果を生みます。Teachmebizもそうですが、各種のクラウドサービスを研究し、業務の機械化、システム化が進められれば、業務改善のレベルにとどまらず、業務改革をも実現できます。
(3)ほかのやり方に変えられないか
ほかのやり方に変えられないかについては、手順の組み直しや、担当者の変更、効率化を促すフォーマットや道具の開発ができないかを考えます。

これらの対処策を具体的に検討するには、業務の手順が見える化されていることが必須となります。
Teachmebizはまさに業務手順を見える化するツールなので、この点でも有効なります。

③ 改善後の業務の浸透
より効率的な業務の手順に変更したとしても、このやり方が全体に浸透しなければ改善成果を生み出せません。
変更した業務手順をTeachmebizに掲載し、全社員に習得を促すだけではなく、Teachmebizの管理画面から閲覧数を集計することで、変更された業務手順の浸透度を測ることができます。
閲覧されていない部門や人には、閲覧依頼をするのはもちろんのこと、閲覧されていてもそれを良しとせず、管理者が現場に出向き、変更後の手順で作業が行われているかどうかの実地確認は怠らないでください。業務改善を浸透させるには、管理者の強力なリーダーシップが不可欠だからです。

アッシュ・マネジメント・コンサルティングでは、誰でも簡単にマニュアル作成を行うことができる、マニュアル作成ツール「Teachme Biz」の導入支援を無料で提供しています。マニュアル作成ツール導入をご検討中の方や、マニュアル作成の効率化・定着化にお悩みの方は、ぜひ、お気軽にご相談ください。

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