一問一答

フリーソフトの機能とは？
無料のマニュアル作成ソフトの機能は「画像・動画の加工」のみです。あくまで作ることに特化したソフトになっています。「画像・動画の加工」における機能は意外と充実しており、画像や動画の編集の経験があり、操作方法に慣れている方が編集する分には問題ありませんが、素人の場合は、マニュアル作成ソフトを使いこなせるようになるまでが大変です。

クラウドマニュアル作成ツールの機能とは？
一方で、クラウドマニュアル作成ツールは、「画像・動画の加工」に加えて、「クラウドでのデータ共有」「スマホやタブレットなど複数のデバイスでマニュアルが見れる」「見たいマニュアルの検索ができる」「マニュアルの利用状況の管理ができる」ものになっています。

「画像・動画の加工」は、直感的に操作できるようになっているため、パートやアルバイトでも操作可能です。データ共有・検索・利用状況管理についても、簡単な操作手順で使うことができるため、情報共有システムとしての機能も持ち合わせています。

フリーソフトとクラウドマニュアル作成ツールの明確な違いは？
明確な違いは、運用面をサポートする機能の有無です。企業の担当者から「手間と時間をかけて、マニュアルを作ったが、現場で使われていない」「どうすれば、作ったマニュアルを使ってもらえるのだろう・・・」という声をよく聞きます。このように、会社で作ったマニュアルが使われなければ、生産性向上・サービス品質の底上げ・教育の効率化・離職率の低下といった成果につなげることはできません。様々な会社・企業からリリースされているクラウドマニュアル作成ツールの機能を見ると、どのツールにも運用面をサポートする機能が必ず入っています。このことからも、運用面をサポートする機能がマニュアルの定着において、重要だと言えるでしょう。

なお、どうしてもフリーソフトから始めてみたいという方もいらっしゃるかもしれません。
目的が「試しにマニュアルを作って、使えるかどうかを検証してみたい」というレベルなら、フリーソフトの利用から始めると良いでしょう。

一方で、目的が「現場でのマニュアル閲覧・活用」ならば、クラウドマニュアル作成ツールがおススメです。「見たいマニュアルがすぐに見つからない」「見たマニュアルがわかりにくい」となると、マニュアルは使ってもらえません。マニュアルは利用・活用されてはじめて効果を発揮します。クラウドマニュアル作成ツールは、これらを解決できる機能が充実しています。

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