一問一答

『外部に作成代行を依頼する』という手段が挙げられます。

外部のサービスを利用するため相応の費用は必要ですが、
費用を捻出できるのであれば、
自社の業務を圧迫することなくマニュアルの作成を進める手段として
有力な選択肢となるでしょう。

このように業務を受注する外部の人員を『アウトソーサー』と呼びます。

では、動画マニュアルの作成代行サービスを提供しているのは、
どのような企業あるいは人なのでしょうか？
大まかに3つのパターンがありますので、それぞれご紹介いたします。

①マニュアル制作会社

業務の手順書や商品の取扱説明書など、
マニュアルの作成代行を専門とする会社です。

長所は『マニュアルの品質（構成や説明の分かりやすさ等）が非常に高い』ことです。

企業によっては
『システム操作マニュアルの実績が多い』
『機械のマニュアル規格の知識がある』

など、特定の業種や分野での強みを持っている場合もあります。

ただし、マニュアル制作会社が主に取り扱っているのは紙のマニュアルであり、
動画マニュアルへの対応が可能かは企業によって異なります。

②マニュアル作成ツールのメーカーまたは代理店

マニュアル作成ツールのメーカーや販売代理店の中には
作成代行サービスを提供している企業もあります。

長所は『自社の使用ツールの特色を生かしたマニュアルを作れる』ことです。

例えば、ツールにテスト配信機能がある場合は、
理解度チェックテストに直接リンクして移動できるように設計するなど、
そのツールならではの工夫を凝らすことが可能です。

ただし、メーカーや代理店が提供する作成代行サービスは
【動画編集】と【説明文のライティング】の代行を指す場合が多く、
【撮影】を代行してくれるかどうかは企業によって異なります。

③フリーランサーや個人事業主

動画マニュアルの作成スキルを持った個人に業務を委託する手段です。

個人によって提供できるサービスが異なるため一概には言えませんが、
一般的には、『企業と比べると、費用が安い傾向にある』ことが長所です。

近年はクラウドソーシングサービスの規模も拡大しており、
個人に業務を依頼したいときに活用されることが多くなっています。

ただし、動画マニュアルの作成代行を依頼する場合、
その工程である【撮影】【動画編集】【説明文のライティング】を
全て代行できる個人は多くありません。

ここまでは、動画マニュアルの作成代行を提供している
企業や個人について解説しました。

アウトソーサーには複数のタイプがありますが、
実際に代行を依頼した後の流れは、タイプに関わらず大きな違いはありません。

では、動画マニュアルの作成代行を進めるにあたり、
依頼者とアウトソーサーはどのようなやり取りをする必要があるのでしょうか？
依頼者側の視点から解説いたします。

①スケジュール設定

初めに作成代行の全体的なスケジュールを設定します。

マニュアルの作成に要する期間は『作成本数』に応じて長く掛かり、
また『マニュアルを使いたい時期』に応じて納期を設定する必要があります。
これらの要望を基に大まかな作成時期を決めた後、詳細なスケジュールを調整します。

動画マニュアルの作成代行における一般的なスケジュールの流れは以下の通りです。

・業務内容に関するヒアリング
・動画撮影
・マニュアル作成
・フィードバックと修正
・納品

これらの工程のうち、依頼者が関与するものは
【ヒアリング】【動画撮影】【フィードバック】の3つです。

②業務内容に関するヒアリング

自社の業務内容について、アウトソーサーに共有します。

『業務の手順・ポイント』『業務上のルール・注意事項』など
マニュアルに記載する項目について、アウトソーサーからのヒアリングを受けます。

ヒアリングには、マニュアル作成のプロジェクトリーダーのほかに、
業務を理解している担当者も同席すると良いでしょう。

また、既存のマニュアルや手順書がある場合は、
参考資料として提示すると、やり取りをスムーズに進められます。

多くの場合、一度のヒアリングで全ての業務内容を整理し共有することは難しいため、
マニュアルを作成する段階に移った後も、業務内容の詳細について
アウトソーサーとやり取りをすることも少なくありません。

③動画撮影

マニュアルに載せるための動画を撮影します。
ここでのスケジュールは、『撮影に向けた準備』と『撮影当日』に分けられます。

このとき、アウトソーサーに撮影の代行も依頼しているかどうかによって、
スケジュールの進行は異なります。

◆撮影代行ありの場合

依頼者が事前にすべき準備は『撮影に協力してくれる社員の日程調整』です。
撮影に協力してくれる社員は、おもに以下の通りです。

・作業を実演する人
・業務の詳細を把握している立ち会い者

作業の実演をする人が必須なのは当然として、
マニュアルの完成度を高めたいならば、
なるべく『社員のお手本になるくらい作業のスキルが高い人』に
実演してもらうのが望ましいでしょう。

当日は、撮影の前にアウトソーサーとともに段取りを確認し、本番に臨みます。

◆撮影代行なしの場合

撮影代行を行わない場合でも『撮影に協力してくれる社員の日程調整』は必須です。
加えて、動画の構成も自らで決めなければいけないため、
『絵コンテの作成』が必要となります。

絵コンテがなくても動画の撮影は可能ですが、
後になって『あの説明が抜けていた』『手元が隠れて見えない』等の理由で
撮り直しになる可能性が高くなるため、絵コンテなしでの撮影はお勧めしません。

当日は事前に作成した絵コンテの流れに沿って撮影を行い、
出来上がった動画をアウトソーサーに提供します。

④フィードバック

アウトソーサーが作成したマニュアルを確認し、
改善点があれば修正を依頼します。

上記のやり取りを経て、動画マニュアルが完成されていきます。

まとめ

業務が忙しく、動画マニュアルの作成が進められない場合、
アウトソーサーに作成代行を依頼する方法があります。

作成代行サービスを提供しているアウトソーサーには主に3つの種類があり、

①マニュアル制作会社
②マニュアル作成ツールのメーカーまたは代理店
③フリーランサーや個人事業主

が挙げられます。

作成代行を依頼した後は、概ね以下のようなスケジュールで進行します。

①スケジュール設定
②業務内容に関するヒアリング
③動画撮影
④フィードバック

外部のサービスを依頼するには費用が必要ですが、
質の良い動画マニュアルを短期間で整備することには、大きなメリットがあります。
自社の状況や要望を鑑みた上で、アウトソーサーを上手に活用してみましょう。

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