一問一答

動画マニュアルの効果を最も分かりやすく伝える方法は、
【社員教育にかかる工数の削減】を中心に説明することです。

特に、レストランや居酒屋などの外食業界やホテル・宿泊業界、
スーパーやアパレルといった流通・小売業界では
よりインパクトのある説明ができると思われます。

【社員教育にかかる工数】には、
実際にトレーニングや研修をする工数だけでなく、
準備・移動など、それらに付随する工数も含みます。

社員教育にかかる工数を用いて説明する方法が分かりやすい理由は、
『時間削減およびコスト削減の効果を定量的に表すことができるから』
です。

時間削減やコスト削減の見通しを明確な数値で説明することができれば、
経営陣は投資対効果を具体的にイメージできます。

なぜ、社員教育にかかる工数を切り口に考えるのが効果的なのか？
それは、社員教育にかかる工数は、
知らぬ間にどんどん増えてしまっている可能性が大きく、
放っておくと、今後も増え続けてしまうからです。

一般的に、教育にかかる工数が増大する要因としては
以下のようなパターンが考えられます。

①教える回数が多くなる

・社員数が多く、全員が一斉に集まれないため、何度かに分けて実施しなければならない
・入れ替わりが激しく、新しい社員が入るたびに教育をする必要がある
・手順を1回で覚えられない（手順が複雑、教育対象が未経験の新人）
・新しい業務や、手順の変更が頻繁に発生する

②教える前の段階で手間がかかる

・店舗や営業所が各地にある場合、わざわざ遠方まで出向く必要がある
・教育担当者と教育対象者のスケジュール調整が難しい
・資料や教材を準備しなければいけない

これらの要因が重なるほど、教育に掛かる工数は増えていきます。
また、一つひとつの作業にかかる工数は大した負担ではなくても、
『○月△日までに、すべての店舗に教育を完了させなければならない』
という状況にある場合、工数の負担感が増してしまいます。

動画マニュアルを有効に活用できれば、これらの課題を解消することが可能です。

『教える回数が多くなる』については、
作業手順を説明したり、実際の作業の様子を見せたりするのは、
動画の撮影時の1回で済みます。

また『教える前の段階で手間がかかる』については、
作成したマニュアルや資料をクラウド上で共有することで
移動やスケジュール調整の頻度を最小限に減らすことができます。

弊社支援先の小売企業においても、
動画マニュアルを活用して教育工数の削減に成功した事例がございますので、
ご紹介させていただきます。

その企業は生鮮食品を扱うスーパーマーケットを展開しており、
国内店舗数50か所・従業員数3000人の大規模な組織です。

毎年2月3日には新しい恵方巻のメニューを10品以上販売するのが恒例で、
教育担当であるバイヤーが各店舗を回り、
調理スタッフ全員にその作り方を教えなければなりませんでした

今回の状況を先ほどの教育工数の増大要因に当てはめると、
以下のようになります。

①教える回数が多くなる

・スタッフ全員が一斉に集まれないため、その場にいなかったスタッフが本部に問い合わせをする
・一度の教育では正確な手順を覚えられず、本部に都度問い合わせをする

②教える前の段階で手間がかかる

・遠方かつ複数の拠点を回る必要がある（エリア合併により対象店舗が増加）
・教育担当が2名しかおらず、スケジュール調整が難しい

上記に加えて、2月3日という明確な期限も定められており、
全店舗を回って指導するには膨大な工数が必要となっていました。

このような課題を抱えた状況で動画マニュアルを作成・共有した結果、
以下のような効果を得ることができました。

①店舗訪問が不要に

動画マニュアルをクラウド上で各店舗に共有でき、
教育担当が現地に訪問する必要は一切なくなりました。
これにより、店舗への移動時間も出張日数も削減することができました。

②本部への問い合わせが3分の1に激減

従来は、各店舗に調理手順を教えた後も
『分からないので教えて下さい』という問い合わせが90件近くあったのが、
動画マニュアルの共有後は30件程度に減少しました。

さらに、その問い合わせの内容も
『マニュアルの●分▲秒あたりの説明について教えて下さい』
といった簡潔なもので済むため、
店舗からの問い合わせに対応する工数が大幅に削減できました。

これらの工数を削減できたおかげで、
教育対象となる店舗が増えたにも関わらず、
例年よりも短期間で教育を完了させることができました。

それだけでなく、作り方の見本をいつでも確認できる環境を整えたおかげで、
「恵方巻の出来栄えも例年より高水準なものになった」
という喜びの声もいただきました。

以後この企業では、恵方巻をはじめとするお惣菜の新メニューは
全て動画マニュアルで共有するようになりました。

まとめ

経営陣に動画マニュアルの効果を説明するときは、
『社員教育にかかる工数の削減効果』という定量的な軸を用いると
理解してもらいやすくなるでしょう。

具体的には、『教育工数の増大』を招く要因に対して、
動画マニュアルがどのように解消できるかを説明すると良いでしょう。

今回ご紹介した事例のように、『社員教育にかかる工数の増大』に悩む企業は
・教える回数が多い
・教える前の段階で手間がかかる
といった課題を抱えている傾向があります。

これらの課題を解消するには、
・手順説明は動画撮影時の1回のみ
・マニュアルをクラウドで共有できる
・マニュアルをいつでも見られる環境にできる
といった動画マニュアルの利点を生かすことが効果的です。

以上のポイントを考慮して、経営陣へのプレゼンを構成してみてください。

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