一問一答

クラウド型マニュアル作成ツールの主なメリットとデメリットは以下の通りです。

＜メリット＞
①機能がオールインワンで作成・運用が楽であること
②マルチデバイスで使えるので閲覧がいつでも、どこでもしやすい
③閲覧データの収集が出来るので、検証・改善ができる

＜デメリット＞
①費用がかかる
②操作方法を習得する必要がある

これらを詳しく説明していきます。

まずは3つのメリットについてです。

①機能がオールインワンで作成・運用が楽であること

クラウド型のマニュアル作成ツールは、
マニュアル作成・運用に必要な機能（撮影・作成・閲覧・管理）を備えています。

それにより、Wordでマニュアルを作成・運用する場合と比べて、
かなり作業が楽になります。

◆Wordを使う場合
カメラで作業シーンを撮影し、そのデータをSDカードでPCに移動。

PCの画像編集ソフトで写真のサイズや色味を修正し、
その後Wordの資料に差し込み、その作業に関する文章を記入。

これを繰り返して、マニュアルを完成させます。

完成したマニュアルを印刷し、ファイルに綴じて、店舗や職場に送付します。

◆クラウド型ツールを使う場合
スマホのカメラで写真を撮影。

スマホの中のツールのアプリを使って、写真を読み込み、
その作業に関する文章を入力します。

マニュアルが完成したら公開ボタンを押すだけで、
全店舗・全スタッフにマニュアルが届きます。

オールインワンであることにより、
マニュアル作成・運用の工程が省略され、楽になります。

②マルチデバイスで使えるので閲覧しやすい

クラウド型のマニュアル作成ツールは、
クラウドにつながったPC・スマホ・タブレットといった
複数のデバイス（＝マルチデバイス）で使うことができます。

それにより、いつでも、どこでもマニュアルを閲覧することができます。

◆Wordを使う場合
マニュアルのボリュームが多いと、
欲しい情報を見つけるのに時間がかかります。

キングファイルで保管されているマニュアルを見る場合、
見る場所も限られてしまいます。
例えば、飲食店ならキッチンではキングファイルを広げて、
マニュアルを見るスペースの余裕はないでしょう。

◆クラウド型ツールを使う場合
キーワード検索ができるので、
一瞬で欲しい情報を見つけることができます。

スマホやタブレットで閲覧できるため、持ち運びが楽ですし、
スペースを取らないため、どこでも見ることが可能です。

マルチデバイスであることにより、
デスクワークの時はPCで、
現場に出ているときはスマホで、
研修の時はタブレットといったように、
使うシーンに最適なデバイスで閲覧することができます。

③閲覧データの収集が出来るので、検証・改善ができる

クラウド型のマニュアル作成ツールは、
作成だけでなく、運用も視野に入れて設計されているため、
閲覧データの集計機能が備わっています。

◆Wordを使う場合
マニュアルを綴じたファイルを現場に配布した後は、
閲覧されているかどうかを直接知ることはできません。

アンケートやヒアリングを実施することは可能ですが、
正確性に問題があります。

◆クラウド型ツールを使う場合
マニュアルごと・IDごとに閲覧状況を把握できます。

ツールによっては、
「使いやすい」「使いにくい」「この部分を詳しくしてほしい」
というスタッフの声を知ることもできます。

それらのデータから、マニュアルを改善していくことができ、
その結果を検証することもできます。

次に2つのデメリットについてです。

①費用がかかる

クラウド型のマニュアル作成ツールは、
導入費用（初期費用・ランニング費用）がかかります。

弊社が取り扱っているTeachme Bizは
初期費用30万円、ランニングは月額5万円、10万円、30万円の
3つのプランがあります。
※2020年12月から初期費用は50万円になります。

◆Wordを使う場合
Wordのソフト購入費用、マニュアルの印刷費用、現場への送料がかかります
（すでにワードを購入している場合はその部分は0円です）。

◆クラウド型ツールを使う場合
上記のように、ツールの導入費用（初期費用・ランニング費用）がかかります。
印刷費用、現場への送料は0円です。

比較すると、クラウド型ツールは、導入費用が高くつくイメージでしょう。
しかし、マニュアルのページ数・部数・更新頻度が多いと、
Word（紙のマニュアル）の方が高くなるケースもあります。

あと、見過ごしがちなのが人件費です。

撮影・作成・運用にかかる人件費は、費用の中でも大きな割合を占めます。
マニュアル作成・運用にかかる時間を減らすことが出来れば、
その分、人件費も少なくなります。

②操作方法を習得する必要がある

クラウド型のマニュアル作成ツールは、
使いやすいように設計されているといっても、
ほとんどの人にとっては、使ったことのないツールです。

◆Wordを使う場合
多くのビジネスパーソンが操作できるため、
新たに操作方法を覚える必要はありません。

但し、撮影したデータをPCに移動し、ソフトを使ってデータを編集する…
といった作業はある程度、パソコンのリテラシーが必要になります。

◆クラウド型ツールを使う場合
上記のように、ほとんどの人が使用したことがないため、
新たに操作方法を覚える必要があります。

社内で新しいシステムを導入する際に、操作方法の説明会を行いますが、
それと同様のサポートが必要になります。

ただ、マニュアルを閲覧する人は、
ログインして検索するだけで、マニュアルを閲覧できるため、
習得は難しくないでしょう。

以上がクラウド型マニュアル作成ツールのメリットとデメリットです。

アッシュ・マネジメント・コンサルティングでは、誰でも簡単にマニュアル作成を行うことができる、マニュアル作成ツール「Teachme Biz」の導入支援を無料で提供しています。業務効率化のために、マニュアル作成ツール導入をご検討中の方や、マニュアル作成の効率化・定着化にお悩みの方は、ぜひ、お気軽にご相談ください。