一問一答

コツは3つあります。

1.業務に必要な道具や材料をマニュアルの最初に記載すること
2.業務の説明文は箇条書きにし、出来るだけ短文で表現すること
3.業務完了時の状態を明示すること

これらについて、詳しく解説します。

1.業務に必要な道具や材料をマニュアルの最初に記載すること

マニュアルを作る際、わかりやすいマニュアルを作ろうと、手順やポイントに意識が向かい、
業務に必要な道具や材料を記載し忘れることがよくあります。

その結果、マニュアルを見た人が、業務に着手しようとしても、
必要な道具や材料がわからないため、着手できません。

マニュアルを見ながら、どんな道具や材料が使われているのかを注意深く見て、
メモをしてから、道具や材料を揃えるという作業が発生してしまいます。

マニュアルを見て、すぐに業務に着手できるようにするには、
業務に必要な道具や材料をマニュアルの最初に記載しておくと良いでしょう。
その方が、マニュアルを見る人にとっても、ストレスが少なく、
スムーズに業務に着手することができます。

2.業務の説明文は箇条書きにし、出来るだけ短文で表現すること

以下の「大根の千切りに関するマニュアル」の説明文をご覧ください。

　「まずは大根を水で洗い、皮を剥きます。それから大根を縦に置いて1mm～2mm幅で切ります。
　その後切り終わった大根を数枚重ねて横に置き、1mm～2mm幅で横に切ります。
　切り終わった大根は水を入れたボールに浸し、ラップをして冷蔵庫に保管します」

この説明文を箇条書き、かつ短文にすると次のようになります。

　・大根を水で洗い、皮を剥く
　・大根を縦において1mm～2mm幅で切る
　・切り終わった大根を数枚重ねて横に置き、1mm～2mm幅で切る
　・水を入れたボールに大根を入れて浸し、ラップをして冷蔵庫に保管する

どちらがわかりやすいかは一目瞭然です。

一文が長いと読みづらく、理解するのに注意深く読む必要があります。
一方で、箇条書きで短文にすることで、読みやすさ、理解しやすさが各段に向上します。

3.業務完了時の状態を明示すること

多くのマニュアルには、手順やポイントが記載されていますが、
業務完了時の状態を示しているケースは少ないようです。

それでは、手順通りに業務を完遂できたとしても、
完成時の状態が同じになるとは限りません。

例えば、先ほど例示した「大根の千切り」の業務も、
まっすぐで太さの揃ったキレイな千切りになったり、
太さがバラバラで中には斜めになったものも混じった千切りになるケースもあるでしょう。

お客様に提供する商品・サービス、道具の整理整頓や掃除など、
完成形を伝えることで、品質のばらつきを抑えることができるでしょう。

また、これらは言葉で説明することが難しいので、動画や写真で示すと良いでしょう。

このように、

1.業務に必要な道具や材料をマニュアルの最初に記載すること
2.業務の説明文は箇条書きにし、出来るだけ短文で表現すること
3.業務完了時の状態を明示すること

の3点を押さえることで、
わかりやすく、使いやすい業務マニュアルを作成することができます。

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