一問一答

ポイントは4つあります。

①アウトプット
②対応ソフト
③価格
④納期
です。

以降、この4つのポイントについて、
実際の事例を挙げた方がわかりやすいと思いますので、
Webで「マニュアル作成代行」のワードで検索した時に上位表示される
会社を6社ピックアップしました。

1.株式会社テンダ
2.株式会社ヒューマンサイエンス
3.株式会社マイクロメイツ
4.株式会社2.1
5.株式会社グレイスコンサルティング
6.株式会社アッシュマネジメントコンサルティング

これらの会社のサービスの事例を挙げながら、解説します。

アウトプット

最近では、紙のマニュアルに比べて理解しやすく、
利用者の都合でいつでも視聴ができて便利だという理由で、
動画を使ったマニュアルが増えてきています。

その一方で、過去に作成された紙のマニュアルを運用している会社も多く、
会社ごとにアウトプットの形が違います。

よって、自社が求めているマニュアルのアウトプットかどうかの
確認をする必要があるでしょう。

例えば、
動画・静止画・紙に対応している会社は、株式会社ヒューマンサイエンス。
紙のマニュアルに特化している会社は株式会社マイクロメイツ、株式会社2.1。
動画・静止画に対応している会社は株式会社テンダ、
株式会社アッシュ・マネジメント・コンサルティング。

株式会社クレイスコンサルティングは紙の他にWordPressにも対応しています。

動画のマニュアルが欲しかったのに、紙のマニュアルで納品されても困りますよね。
自社に必要なアウトプットかどうかを確認をしておきましょう。

対応ソフト

マニュアルのアウトプットの形だけでなく、
どのソフトで作成・修正できるのかの確認も必要です。

例えば、マニュアル作成で最も使われているソフトが
マイクロソフトのWord・Excel・PowerPointです。

自社での運用も、これらのソフトを使う場合は、
Word・Excel・PowerPointでマニュアルを作ってもらう必要があります。

しかし、中にはマニュアル作成代行会社が提供する
独自のソフトで作成したマニュアルでないと納品できないケースもあります。

その場合、納品後、独自のソフトがないと
マニュアルを閲覧・編集ができないケースが多いでしょう。

よって、自社で利用可能なソフトかどうかの確認をする必要があります。

参考までに、それぞれの代行会社が対応しているソフトを以下にまとめました。

株式会社テンダ
・Dojo（独自ソフト）

株式会社ヒューマンサイエンス
・MS Office、Adobe全般
・Premiere、Animate、Camtasia、iTutor

株式会社マイクロメイツ
・Word、PowerPoint

株式会社2.1
・Word

株式会社クレイスコンサルティング
・Word、PPT、WordPress

株式会社アッシュマネジメントコンサルティング
・Teachme Biz（独自ソフト）

価格

各社の価格の差が大きいため、比較する際に悩むことが多いでしょう。

例えば、株式会社テンダは100ページで25万円、
株式会社マイクロメイツは300ページで555万5000円となっています。

かかる費用の内訳を細かく確認すると、マニュアル作成代行の費用だけでなく、
システム費や保守・運用費用が別途必要なケースもあります。

マニュアル作成代行費用は安く抑えている一方で、
その他の費用が膨大にかかるケースもあるので注意が必要です。

例えば、株式会社テンダの場合、マニュアル作成費用は100ページ25万ですが、
システム導入の初期費用が300万円、保守・運用費用が月額15万円別途費用かかります。

同様に、株式会社アッシュ・マネジメント・コンサルティングでも
Teachme Bizのシステム利用料が初期費用30万円、月額5万円～となっています。

マニュアルの運用を考えると、独自ソフトは
バージョン管理に必要なマニュアル作成日や変更日の記録が自動で取れたり、
マニュアルの閲覧状況のデータが取れるなど、
運用管理の機能が充実しています。

独自ソフトはコストがかかるものの、メリットも大きいので検討する余地はあるでしょう。

その他にも、マニュアルを新規で作成する場合と
既存マニュアルの修正では価格が違うケースもあります。

例えば、株式会社グレイスコンサルティングでは
新規作成70ページで100万円、既存修正50ページで50万円となっています。

他にも株式会社アッシュ・マネジメント・コンサルティングでは
新規作成は1本5万円、既存修正1本2万円～となっています。

なお、費用は安ければ良いと考えてしまいがちですが、注意が必要です。

費用が安すぎると、作成代行会社のマニュアル作成にかけられる時間が少なくなります。
その場合、決められた時間の中で作成を行うため、
マニュアルの品質や仕上がりに懸念があります。
金額が安いので、修正依頼への対応も最低限になる可能性もあります。

価格の安さだけでなく、納品までのスケジュールの確認を行い、
代行を依頼しているのに結局修正されないまま納品となり、
自分たちで修正をすることにならないようにしましょう。

納期

今回、ピックアップした企業の中で最短納期は株式会社テンダの10日間です。
他の会社では2～3ヵ月位となっています。

納期に関しても短納期を求めてしまいがちですが、
納期が短すぎると、マニュアルのチェック・修正の余地が少ないと言えます。

そのため、思っていたよりも低い品質のマニュアルが納品されてしまう可能性があります。

求める品質やこだわりの度合いによって、
自分たちの確認する時間も含めた、現実的な納期を設定した方が良いでしょう。

まとめ

マニュアル作成代行の会社の選ぶ際のポイントは、以下の4つでした。
①アウトプット
②対応ソフト
③価格
④納期

特に①・②を先に調べて、自社の条件の合う企業をピックアップし、
その上で③・④を比較すると良いでしょう。

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