一問一答

はい。あります。

以下の手順で作成すると良いでしょう。

①「社内で仕事を教えるのが最も上手な人」と「新人」を選定し、時間を確保する。
②「社内で仕事を教えるのが最も上手な人」から「新人」に実際に仕事を教えてもらい、
　そのシーンの動画を撮影する。
③教わった内容を新人にその場で実践してもらい、正しく再現できるかどうかを確認する。
　わからないことがあれば、質問してもらう。これらのやりとりについても、撮影する。
④それらの情報を整理し、マニュアルを作成する。

以下、これらを詳しく説明します。

◆マニュアル作成がスムーズに進まないケースとは？

マニュアル作成がスムーズに進まなくなってしまう要因は2つあります。
①作成が滞る
②やり直し

これらの要因について、詳しく説明します。

①作成が滞る
　作成中にわからないことが出てきてしまい、手が止まってしまうと、
　マニュアル作成はスムーズにいかなくなってしまいます。

　手が止まってしまう理由は、
　「業務知識がなく、やり方がわからない」
　「マニュアルのアウトプットイメージがわからない」
　等のマニュアル作成に関する知識の不足です。

②やり直し
　マニュアルを作成したものの、上司のチェックを受けた結果、
　作り直しになってしまうケースです。

　やり直しが起きてしまう理由は、
　「マニュアルのフォーマットを設計できない」
　「作成するツールを確認していない」
　「業務手順や内容が定まっておらず、人によってやり方が異なっている」
　「わかりやすいマニュアルを作れない」
　等があります。

◆スムーズに進まない要因への対策

①作成が滞らないようにするために

　・業務知識がなく、やり方がわからない場合
　　業務知識がない場合は、その業務の経験者の方に時間をもらい、
　　やり方を教えてもらいましょう。
　　業務経験者の方に教えてもらうことで業務の理解ができて、
　　業務への知識不足が補えます。

　・マニュアルのアウトプットイメージがわからない
　　また、マニュアルのアウトプットイメージがわからない場合は、
　　他社のマニュアルの情報を収集して、アウトプットイメージの認識を
　　責任者の方と事前にすり合わせをしておきましょう。

②やり直しを無くすために

　・マニュアルのフォーマットを設計できない
　　フォーマットを設計できない場合は、Webで検索して、
　　他社のフォーマットや動画マニュアル作成ツールのフォーマットを収集して、
　　責任者に確認しましょう。

　　作成前に責任者に確認をすることで、マニュアル作成後に
　　責任者の方が考えていたフォーマットと違ったため
　　一から作り直さなければならない
　　というケースを防ぐことができます。

　・作成するツールを確認していない
　　作成するツール（Word・Excel・PowerPointなど）も同様で、
　　事前に責任者に確認しておきましょう。

　・業務手順や内容が定まっておらず、人によってやり方が異なっている
　　業務の手順や内容が人によって異なり手順が定まっていない場合は、
　　社内で最も経験が豊富な人、もしくは対象となる業務の生産性が最も高い人に
　　時間を取ってもらい、その人のやり方を会社の共通の手順にするのが良いでしょう。
　　念のために、その手順は責任者の方に確認してもらいましょう。

　・わかりやすいマニュアルを作れない
　　わかりやすいマニュアルを作れない場合は、
　　社内で仕事を教えるのが最も上手い人に時間を取ってもらい、
　　その人の教え方をヒヤリングして、その内容をもとにマニュアルを作成してください。
　　社内で一番教えるのが上手な方のやり方をマニュアルにできる事で、
　　社内全体の育成力強化にもつながります。

　　また、作成したマニュアルがわかりやすいマニュアルになっているか確認したい場合は、
　　新人にマニュアルを見てもらい、わかりやすいかどうかをフィードバックしてもらいます。
　　「新人＝業務をやったことの無い人、業務知識がない人」なので、
　　そのマニュアルがわかりやすいかどうかが確認できます。
　　フィードバックしてもらった内容を修正することで、
　　わかりやすいマニュアルを作成することができます。

◆スムーズにマニュアルを作成するためのお勧めの方法

ここまで説明したポイントをまとめると、以下の方法で作成すると良いでしょう。

①「社内で仕事を教えるのが最も上手な人」と「新人」を選定し、時間を確保する。
②「社内で仕事を教えるのが最も上手な人」から「新人」に実際に仕事を教えてもらい、
　そのシーンの動画を撮影する。
③教わった内容を新人にその場で実践してもらい、正しく再現できるかどうかを確認する。
　わからないことがあれば、質問してもらう。これらのやりとりについても、撮影する。
④それらの情報を整理し、マニュアルを作成する。

①～④の手順で作成を進めることで、
マニュアル作成担当者が業務知識や教え方の知識を持っていなくても、
現場で使えるマニュアルを作ることができます。

◆まとめ

マニュアル作成が滞ってしまう要因には、
・業務やマニュアルのアウトプットイメージに対する知識面の課題
・フォーマットやツール選定の準備の課題
・業務の手順や内容が統一されていないという課題
・作成したマニュアルのわかりやすさの課題
があります。

これらを解決することで、マニュアル作成はスムーズに進めることができます。

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