一問一答

今回のマニュアル作成ツールを選ぶ視点は2つです。

①既存の多くのマニュアルを活かしたい
②マニュアルをしっかり使ってもらいたい

この2つの視点を押さえた選び方を説明します。

まず、「①既存の多くのマニュアルを活かしたい」ですが、
既存のマニュアルをマニュアル作成ツールにインポートする機能が必要です。
もし、インポートする機能がなければ、
これまで作成したマニュアルはすべて作り直しになってしまいます。

次に、マニュアルがたくさんあるということは、
マニュアルを探すのに手間がかかるということです。

よって、必要な機能はマニュアルの検索機能です。

タイトル検索と全文検索がありますが、
全文検索の方がマニュアルを探す時の発見率は高まるでしょう。

特にITリテラシーの低い人が検索する場合は、
効果的な検索ワードを思い浮かべることが難しいため、
全文検索機能がついているツールを選ぶのが良いでしょう。

なお、マニュアルを見て作業をしたいときに、
なかなかマニュアルが見つからないストレスは相当なものです。

マニュアルの数が多い場合は検索機能は必須です。

あとは、マニュアルのフォルダ管理機能も、
多くのマニュアルをわかりやすく収納・管理するためには重要です。

このように、「①既存の多くのマニュアルを活かしたい」場合は、

・インポート機能
・検索機能（できれば、全文検索）
・フォルダ管理機能

の3つをチェックすると良いでしょう。

2つ目の視点「②マニュアルをしっかり使ってもらいたい」について説明します。

マニュアルを閲覧する場所が、オフィスではなく、
店舗や外出先であれば、スマホやタブレットでの閲覧機能が必要です。

また、店舗にパソコンがあったとしても、店長が使っていることが多いので、
見たいときにマニュアルが見られなくなります。

だからこそ、スマホやタブレットで閲覧できるかどうかをチェックしましょう。

しっかり使ってくれているかどうかを確認するには、
マニュアルの閲覧状況（誰が、どのマニュアルを、何回見ているのか）を
把握する機能が必要です。

マニュアルの閲覧データを把握することができれば、
マニュアルを活用している部門・個人、活用していない部門・個人を特定し、
それぞれの課題を調べた上で、対策を講じることができます。

これは、マニュアルの活用を進めるだけでなく、
効果検証するためにも必須の機能です。

マニュアルの閲覧回数が順調に伸びているかどうか、
講じた施策が成果につながっているかどうかを確認することができます。

マニュアル作成ツールを選ぶ時に必ずチェックしてもらいたい機能です。

最後に、現場で見られていないマニュアルを
見るように促進するための機能がTODO配信です。

簡単に説明すると「このマニュアルを見てください」と指示することができ、
実際にマニュアルを見たら、タスクの完了報告が届きます。

該当のマニュアルを見ていなければ、再度リマインドすることができます。

このように、「②マニュアルをしっかり使ってもらいたい」場合は、

・スマホやタブレットでの閲覧機能
・閲覧状況を把握する機能
・TODO配信機能

の3つをチェックすると良いでしょう。

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