一問一答

マニュアル作成代行は、マニュアルづくりにおいて最も時間のかかるアプリを使ったマニュアル作成の作業を弊社が代行させていただくサービスです。これによって、『マニュアル作成にかかる工数の大幅な削減』と『アプリ導入直後からの運用定着活動の垂直立ち上げ』が可能になります。

マニュアル作成にかかる工数の大幅な削減
以下の表に、マニュアル作成に必要な作業工程毎に「内製化」した場合と「作成代行」を依頼した場合に貴社に求められる時間の多寡をまとめました。

「３）マニュアル作成対象となった業務の情報整理」は、貴社の業務を知らない弊社へ情報提供しなければならないため、内製化よりも時間が掛かることが予想されます。
しかし、作業工程「１）マニュアルを作成する業務の選定」「６）作成したマニュアルのチェック」は、内製化した場合でも発生する作業であり、作成代行を依頼した場合でも大幅に増えることはありません。
そして、最大の魅力は、「２）作業スケジュールの検討」「４）マニュアル1本ずつの概要設計」「５）Teachme Biz（ティーチミービズ）でのマニュアル作成」にかかる工数がゼロになることです。特に「５）Teachme Biz（ティーチミービズ）でのマニュアル作成」は、Teachme Bizが現場のスタッフでも手軽に作成できるように開発されているとは言え、担当者のスマホ・リテラシーやマニュアル作成の経験値によって大きく左右されてしまう工程です。ここを大幅に削減できることがこのサービスの最大の特徴です。

●アプリ導入直後からの運用定着活動の垂直立ち上げ
新しいシステムや制度、仕組みを導入しても、なかなか上手く立ち上がらない一つの要因として、初期段階での運用の拙さが挙げられます。社内に「動画アプリを導入したので積極的に利用するように！」と大号令をかけても、アクセスした時に一本もマニュアルが作られていなかったら、アクセスした社員はこのシステムに「使えない」という烙印を押してしまうでしょう。
当社としては、広く社員にアナウンスする段階では20~30本のマニュアルが作られた状態になっていることを推奨していますが、この最初の20~30本を作るのが意外と大変なようで、半年近くかかってしまう企業もありました。そうならないために、最初の段階でアップロードする分の作成代行をオーダーされるお客様は多いです。

●作成代行にはデメリットも・・・
良いことばかりに思えるマニュアル作成代行にも以下のようなデメリットがあります。

①Teachme Bizを使ってマニュアル作成できる人材が育たない
最初の段階を作成代行で乗り切ったとしても、いつかは自分たちで作成しなければならない段階がやってきます。その時、Teachme Bizを使ってマニュアルを作成できる人が育っていないと、たいへんな想いをしなければならなりません。いつかは越えなければならないハードルであることは間違いないことはご認識ください。

②マニュアル作成ノウハウが溜まらない
「作業プロセスをいくつに分解したらいいのか」「静止画にすべきか、動画が適しているのか」「どんな表現の仕方が適しているのか」等、マニュアル作成には欠かせないノウハウがあります。一般としてのノウハウは世の中に流通していても、自社のマニュアルを作成する上でポイントになるノウハウは、自分たちが作成する中から抽出していくしかありません。代行に頼ってしまうとそれがなかなか溜まらないデメリットがあります。

③代行してもらえるのが当たり前という雰囲気ができる
マニュアル作成代行は、あくまでも上述のメリットを享受するためであり、永久に社員の負担を軽減するためのものではありません。しかし、一度マニュアル作成代行を利用してしまうと現場に「時間がかかるなら、また代行を頼めばいい」という雰囲気が出来てしまう可能性があります。

マニュアル作成代行は、これらのメリット・デメリットを加味して、十分にご検討いただいた上でオーダーください。皆様からのお問い合わせ、お待ちしております。

アッシュ・マネジメント・コンサルティングでは、誰でも簡単にマニュアル作成を行うことができる、マニュアル作成ツール「Teachme Biz」の導入支援を無料で提供しています。業務効率化のために、マニュアル作成ツール導入をご検討中の方や、マニュアル作成の効率化・定着化にお悩みの方は、ぜひ、お気軽にご相談ください。