一問一答

業務改善は組織の効率化と成長のために不可欠です。
そのプロセスを効果的に進めるためには、システム的なアプローチが求められます。
Teachme Bizを活用した業務改善の進め方について、以下の３つのステップで詳しく説明します。

1. 改善対象業務の特定

業務改善の際には、最も効果が見込まれる業務を特定することが非常に重要です。
選定する業務は、従来の方法を見直すことで大幅な効率改善が期待できるものを対象にします。
このプロセスにおいて重視すべきは、業務の発生頻度と業務に費やす時間の２つの視点です。

・業務の発生頻度を考慮する
その業務がどれほど頻繁に行われるかを把握できます。
毎日行われる業務、週に一度の業務、月に一度の業務など、
発生頻度が高い業務の改善に着手することは、全体の効率を大幅に向上させることができます。

・業務に費やす時間の改善
業務の所要時間が短い場合（5分や10分程度）、
その業務の効率を50％改善しても時間の節約はわずかです。
ゆえに、時間を大量に消費する業務や、頻繁に発生する業務を改善対象とすることが
効果を最大化する鍵となります。

弊社では、Teachme Bizを導入する際にこれらの点を考慮し、
マニュアル化すべき業務を選定しています。
この方法により、事前に効率的な改善対象の業務を特定し、
プロセス全体の最適化を図れるようになります。

このアプローチは、組織の生産性を大きく向上させるために、非常に効果的です。
効率的な業務改善のためには、これらの基準を適用し、
組織全体の生産性向上を目指すことが重要です。
これに加えて、業務改善の効果を定期的に評価し、
必要に応じてさらなる最適化を行うことも、同じく重要となります。

2. 対処策の検討
特定された改善対象業務において対処策を検討する際は、
以下の３つの視点からアプローチすることが重要です。

・業務を完全にやめる
業務改善における１つ目視点は、業務を完全に停止できないかという問いです。
このアプローチを取ることにより、その業務にかかっていた時間を完全に削減でき、
大きな効果が期待できます。
多くの業務が「以前からの習慣であるために続けられている」という状況にあるため、
業務改善会議を定期的に行うことが重要です。
そうすることで、業務の目的を再評価し、
無意識のうちに続けているマンネリ化を解消する手助けになります。

・機械化やシステム化を図る
2つ目は、業務を機械化、あるいはシステム化することで、
人的資源を解放する方法を考えます。
例えば、Teachme Bizのようなクラウドサービスを利用して
業務プロセスをデジタル化することで、
単なる業務改善を超え、業務改革を実現することが可能です。
これにより、時間と労力の大幅な削減が見込めます。

・方法を変える
3つ目は、業務手順の組み直しや、
担当者の変更、または新しいフォーマットやツールの開発を通じて、
効率化の可能性を探ることです。
これは、業務を完全に削除するのではなく、
より効率的な方法で遂行するための改善策です。

これらの対処策を効果的に検討するためには、業務手順を明確にすることが不可欠です。
Teachme Bizを活用することで業務プロセスを可視化し、
どの業務が改善、削除、または更新されるべきかを容易に判断できます。
そのうえで、企業はリソースを有効活用し、生産性の向上を図ることができます。

3. 改善後の業務の浸透
改善した業務プロセスが組織全体に定着するためには、
ただ変更を行っただけでは不十分です。
新しい業務手順の浸透を確実にするために、
業務改善ツール「Teachme Biz」を活用することが効果的です。
このツールにより、変更された手順を全社員が習得しやすくなるだけでなく、
新たな手順の浸透具合を把握できるようになります。

具体的には、改善された業務手順をTeachme Bizに掲載し、
その閲覧データを管理画面から集計します。
これにより、どの部門や個人が新しい手順を確認しているかが一目で分かります。
閲覧数が少ない部門や個人には、特に閲覧を促す必要があります。
しかし、単に閲覧するだけでは十分ではありません。
管理者は現場に直接赴き、実際に新しい手順に沿って業務が行われているかを
確認することが重要です。

このような取り組みには、管理者の積極的なリーダーシップが必要不可欠です。
変更された業務手順が完全に定着するまで、
継続的なサポートと確認を怠らないことが求められます。
その過程で、Teachme Bizのようなツールを用いることで、
業務改善の効果を最大限に引き出し、効率化を図ることができます。

アッシュ・マネジメント・コンサルティングでは、誰でも簡単にマニュアル作成を行うことができる、マニュアル作成ツール「Teachme Biz」の導入支援を無料で提供しています。業務効率化のために、マニュアル作成ツール導入をご検討中の方や、マニュアル作成の効率化・定着化にお悩みの方は、ぜひ、お気軽にご相談ください。