一問一答

作業環境の変化や働き方改革が進む中で、生産性向上は多くの企業が目指す重要な目標であり、
企業効率を最大化するためには適切なマニュアル作成が不可欠です。
ここでは、生産性向上を推進するためのマニュアル作成の要点を詳細に解説します。

生産性とは、「アウトプット（成果）÷インプット（時間・費用）」で表され、
これが高いほど効率的な働き方とされます。
したがって、生産性を向上させるには以下の２つのアプローチが重要です。

A. インプット（時間・費用）の削減
B. 同じインプットでアウトプット（成果）を増やす

A. インプットを削減するポイント

頻繁で時間がかかる業務のマニュアル化

効率化のためには、頻度が高くかつ時間を要する業務のマニュアル化が最も影響力があります。

たとえば、ある居酒屋チェーンの日々の締め作業を見てみましょう。
この作業には毎月30回、それぞれ1時間を要し、
ビールサーバーの洗浄、調理器具の整理、テーブルの消毒、
カスタセットの補充、トイレ掃除などが含まれます。
こうした作業は種類が多く、個人の作業スピードによる時間差が出やすいため、
効率的な手順を動画マニュアルで示すことで、各回10分の時間短縮が可能です。
これは1ヶ月で300分、つまり5時間の削減につながります。

現在、このチェーンは約400店舗を擁しており、全店舗で同様の効率化を図ることで、
月に2000時間、年間では24000時間の労働時間をカットできます。
時給1000円で換算すると、年間約2400万円のコスト削減が見込まれます。

このように、マニュアル化は単に作業の標準化を超え、
大幅なコスト削減と生産性の向上に寄与する重要な戦略です。

頻度が低く忘れやすい業務のマニュアル化

効率的な業務運営を目指すにあたり、
年間を通じて頻度が低い業務のマニュアル化は大きなポイントです。
特に、繰り返しの少ない業務は手順を忘れがちであり、
その都度手順を確認する時間が必要となります。

例えば年末調整のような、年に一度のみ行われる業務は、
多くの社員が手順を忘れてしまいがちです。
毎年、書き方や必要な資料についての問い合わせが総務部に多数寄せられ、
業務が滞りがちになります。
マニュアルがしっかりと整備されていれば、
写真や動画を用いて手順を簡単に理解でき、自己解決が可能になります。

これにより、社員一人ひとりがスムーズに業務を進められるようになるため、
総務部の負担も軽減されます。
実際に、視覚的に分かりやすいマニュアルは、
誤解を防ぎながら迅速な業務の遂行を助けるため、非常に有効です。

このように、年に一度しか行わないような業務でも、
マニュアルを整えることで全体の効率が向上します。
業務の頻度が低いからといってその重要性が低いわけではなく、
むしろその効率化が他の多くの業務にも好影響を及ぼすことが多いのです。

教育に時間のかかる業務のマニュアル化

効率的な業務運営において、
時間がかかる教育業務をマニュアル化（動画）することは非常に重要です。
新入社員のオリエンテーションプロセスは、店舗ルール、
出勤退勤の手続き、シフト申請の方法、ユニフォームの管理、
服装や身だしなみのガイドラインといった基本事項を含め、効率的に行うべきです。
これらの情報を包括的に30分で説明することができます。

特にパートやアルバイトが頻繁に入社する場合、
定期的なオリエンテーションは店長の貴重な時間を大量に消費します。
年間で20名のスタッフが入社する場合、各説明を20分のマニュアル動画で代替することで、
年間で約6時間40分（400分）の時間を節約できます。

また、先に例として挙げた400店舗を擁する居酒屋チェーンのような大企業では、
このアプローチにより年間2,666時間以上の削減効果が期待できます。
これにより、店舗はより多くの時間を顧客サービスや
他の重要業務に充てることができるようになります。

B. アウトプットを増やすポイント

成果を出している社員の仕事の仕方をマニュアル化

アウトプットの向上には、成果を上げている社員の仕事方法をマニュアル化することです。
例えば、飲食店の場面で考えると、
料理の説明や食材の特徴、美味しく楽しむための調味料の使用法、
またお酒と合わせる料理の推奨などが挙げられます。

これらの活動は顧客の満足度を高め、一人当たりの売上を向上させる可能性があります。

そのため、これらの一連の動作を明確にマニュアル化し、
社員トレーニングに役立てることで、
店舗全体で一貫した顧客体験を提供し、売上増加に寄与することができます。

まとめ

生産性の向上に役立つ主要な４つのポイントは以下の通りです。

１．頻繁で時間がかかる業務のマニュアル化
２．頻度が低く忘れやすい業務のマニュアル化
３．教育に時間のかかる業務のマニュアル化
４．成果を出している社員の仕事の仕方をマニュアル化

これらのポイントに沿って、
自社の業務を見直し、優先順位を設定し、マニュアル化を進めてください。
マニュアル化することによって、作業の標準化が進み、
新しい社員の教育時間の短縮や業務の効率化が期待できます。

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