一問一答

メリットは、

①マニュアルの作りやすさ
②マニュアルの使いやすさ
③マニュアルの改善のしやすさ

です。

大前提として、多くのマニュアル作成担当者は、「マニュアル作成というタスクは重い」と感じており、実際、思うように作成が進まないという話をよく聞きます。

マニュアル作成ツールの導入を検討している企業は、パワーポイントやワードで写真を組み込んでマニュアルを作ったり、ムービーメーカーで動画マニュアルを作ったりするケースがほとんどです。まれにフリーの動画編集ソフトを使っているケースも見られます。

マニュアル作成の担当者に時間の余裕がある時は、少しずつマニュアルの作成は進みますが、忙しくなると、急に進まなくなります。それは「重い業務」「慣れていない業務」「時間がかかる業務」だからです。結果、忙しくなると、簡単に優先順位を下げてしまいます。かと言って、担当者を責めても仕方ありません。多くの人は、「軽い業務」「慣れている業務」「時間がかからない業務」を優先的に着手してしまう傾向があるからです。

だからこそ、「①マニュアルの作りやすさ」は重要です。

Teachme Bizは、スマホで撮影した写真をSNSにアップするのと同じくらい簡単に操作できるため、ワードやパワーポイントと比べて、圧倒的に作業が楽です。ムービーメーカーやフリーの動画編集ソフトと比べても、感覚的に操作できるため、操作方法を覚えるのに苦労しません。さらに、タブレット・スマホで動画・静止画の編集ができるため、パソコンを使わなくても、マニュアルを完成させることができます。パソコンに慣れていない人でも、マニュアルを作ることができます。

次に、「②マニュアルの使いやすさ」です。

マニュアル作成ツールの導入を検討している企業は、パワーポイントやワードで作ったマニュアルをドロップボックスやグーグルドライブ、社内のイントラネットに保管して、運用するケースが多いようです。

飲食や小売の現場では、店長やSVが使っていることが多く、スタッフがマニュアルを見たい時にいつでも見ることができるとは限りません。倉庫業の場合もパソコンのある事務室に行くこと自体が面倒です。

見たいマニュアルを検索する時に、すぐに見つけられないケースも多いでしょう。マニュアルの数が増えると、収納しているフォルダがわからないことも増えます。検索しても、適切なワードを入れないと、欲しいマニュアルを見つけることができないでしょう。

しかし、Teachme Bizでは、パソコンだけでなく、スマホやタブレットでマニュアルを見ることができます。検索性にもすぐれ、タイトルだけでなく、全文検索が可能。検索ワードがタイトルとマッチしていなくても、作業手順の中にあるワードとマッチすれば、検索に引っかかってきます。また、よく間違えて入力してしまう検索ワードを該当するマニュアルに登録しておけば、間違った検索ワードでも、欲しいマニュアルが出てきます。

現場でよく使うマニュアルについては、QRコードを発行・印刷し、目につくところに貼り付けておくと良いでしょう。それらのマニュアルを見たい時は、スマホやタブレットでそのQRコードを読み込めば、見たいマニュアルが瞬時に表示されます。これであれば、検索ワードを入れる必要もありません。

最後は、「③マニュアルの改善のしやすさ」です。

仕事の手順がわからずに困ったスタッフが、マニュアルを見た時に「作ったマニュアルがわかりづらい」ということが続くと、次第にマニュアルは見られなくなっていくでしょう。

Teachme Bizでは、マニュアルの改善コメントを書き込むことができます。マニュアルを見たスタッフが、マニュアルのわかりづらい工程に、「もう少しかみ砕いて説明して欲しい」「この部分を動画にしてもらいたい」など改善要望をタイムリーに共有することができます。そのコメントを見たマニュアル作成担当者やマネージャーがマニュアルを修正。この繰り返しにより、マニュアルを見た人の困りを減らしていくことができます。

マニュアルは誰が作っても、完璧に作ることは非常に難しいものです。マニュアルを使う人が素人の場合もあれば、ある程度経験を持った人の場合もあります。どこまでも細かくかみ砕いたマニュアルを作ることができますが、かみ砕きすぎると、工程が多くなりすぎ、見る人の負担が増えます。

だからこそ、作成したマニュアルは見た人からのフィードバックをもらい、改善を重ねながら、誰もが使いやすいものに進化させていくことが大切です。

さらに、Teachme Bizでは、作成したマニュアルが継続的に見られているかどうかを把握するために、「どの個人・店舗が」「どのマニュアルを」「何回見たのか」といった閲覧データを見ることができます。閲覧数の推移も見ることができるため、マニュアルの活用が組織に広がっていっているのかどうか、必要なタイミングで使われているのかどうかを把握することも可能です。

まとめると、
・パワーポイントやワード、ムービーメーカーでマニュアル作成
・ドロップボックスやグーグルドライブ、社内のイントラネットに保管・運用する
といったケースに比べて、Teachme Bizは、

①マニュアルの作りやすさ
②マニュアルの使いやすさ
③マニュアルの改善のしやすさ

の3つのメリットで、マニュアルの作成・運用レベルを大幅に高めることができます。

アッシュ・マネジメント・コンサルティングでは、誰でも簡単にマニュアル作成を行うことができる、マニュアル作成ツール「Teachme Biz」の導入支援を無料で提供しています。業務効率化のために、マニュアル作成ツール導入をご検討中の方や、マニュアル作成の効率化・定着化にお悩みの方は、ぜひ、お気軽にご相談ください。