一問一答

マニュアルは、ある業務を知らない人に対して、その手順を示し、教えるために作成するツールです。
このマニュアルを作成する基本は、

①マニュアルにする業務を洗い出す
②マニュアルにする業務を分類する
③マニュアルにする業務に優先順位をつける
④マニュアルを作成する

の４つに区分されます。

①マニュアルにする業務を洗い出す
最初に行うのは、対象業務の洗い出しです。
日々行っている業務を下記のように一覧表に書き出しましょう。
あれやこれやと拠り所を定めずに考えるのは大変なので、出社してから退社するまでに取り組んでいる仕事を時系列に思い浮かべると作業が進みます。
日々の繰り返し業務をピックアップし終えたら、一週間、月初、月末、年度始め、年度終わり、という単位で行っている業務を一覧表に書き出していきます。

②マニュアルにする業務を分類する
マニュアルにする対象の業務を一覧にまとめたら、次は分類です。
分類する視点は、業務の発生頻度と１回の作業に要する時間なります。

この視点を基にして、マニュアルにする業務を分類します。
１）発生頻度が高くて、作業時間が長い業務
２）発生頻度が高くて、作業時間が短い業務
３）発生頻度が低くて、作業時間が長い業務
４）発生頻度が低くて、作業時間が短い業務

③マニュアルにする業務に優先順位をつける
マニュアルにする業務を分類したら、マニュアルにする業務に優先順位をつけます。
優先順位は、分類番号の並び順でつけていくのが基本となります。

１）発生頻度が高くて、作業時間が長い業務　優先順位１
２）発生頻度が高くて、作業時間が短い業務　優先順位２
３）発生頻度が低くて、作業時間が長い業務　優先順位３
４）発生頻度が低くて、作業時間が短い業務　優先順位４

④マニュアルを作成する
マニュアルを作成するにあたっての留意点は、「わかりやすさ」の一点に絞られます。
マニュアルとは先に示した通り、「ある業務を知らない人に対して、その手順を示し、教えるために作成するツール」なので、誰が見ても、その業務ができるようなモノにしなければなりません。
そのためのポイントは、文字をできるだけ使わないことです。
トイレ掃除を例にして作業手順を文字で表すと、
１）トイレの入り口にある戸棚をあける
２）戸棚にあるトイレブラシ、白地の雑巾、青地の雑巾、そして、洗剤を取り出す
　　（青地の雑巾は、　便器の内側洗い用）
３）白地の雑巾を水洗いした後に、雑巾に洗剤をにつける
４）便座、給水タンク、トイレの壁面、床、壁という手順で雑巾がけする
５）便器の内側は、トイレブラシを活用する
６）便器の内側の上部は、青地の雑巾で拭く
７）濡れている所がないか確認する
となります。

文字による表記がわかりにくいのは、一目瞭然です。
この手順を写真や動画で示したら誰もが理解でき、作業を見よう見まねで作業を行えます。
そこでお勧めするのが、写真や動画を使ってマニュアルを簡単に作成・共有できるTeachme Bizです。

アッシュ・マネジメント・コンサルティングでは、誰でも簡単にマニュアル作成を行うことができる、マニュアル作成ツール「Teachme Biz」の導入支援を無料で提供しています。業務効率化のために、マニュアル作成ツール導入をご検討中の方や、マニュアル作成の効率化・定着化にお悩みの方は、ぜひ、お気軽にご相談ください。