一問一答

テンプレートを作る方法として、よくあるのは
ネットで調べて、その中から自分たちに合いそうなものを選ぶケースが多いでしょう。

もしくは、ネットで調べたものを参考にして、
自社として必要な項目を追加したものにするという方法もあります。

但し、その場合、気をつけた方が良いことがあります。
それは、テンプレートの項目を増やしすぎないことです。

マニュアルを複数の人で作成する場合、
人によって、違うアウトプットになってしまうことが想定されます。

それを防ぐために、細かい項目を設定し、
人によるバラつきをコントロールしようとします。

その結果、項目の数が増えます。

同時に、マニュアルに入れる情報量も増えてしまうため、
マニュアル作成の業務が重いものになり、
なかなか作成が進まないという事態を招いてしまいます。

丁寧に作ろうとすればするほど、マニュアルの作成が進まない
という結果につながってしまうケースがよくあります。

よって、テンプレートはシンプルなものにすることをお勧めしています。

シンプルなテンプレートを作るのに、参考になるのが、
『マニュアル作成ツールのテンプレート』です。

例えば、動画マニュアル作成ツールのティーチミービズ。

導入企業数2000社を超えており、大企業から中小企業まで、
業界を問わず、最も使われている動画マニュアル作成ツールです。

企業規模、業界問わず使えるテンプレートを追求していると言っても
過言ではないでしょう。

なお、ティーチミービズのテンプレートは、
・タイトル
・写真or動画
・説明文
のたった3つの項目で構成されています。

テンプレートは3パターンあり、

・パターン①
写真が左側に表示され、説明文は画面右

・パターン②
写真が中央に表示され、説明文は画面下

・パターン③
写真のみを表示

これらテンプレートの使い分けは、

・パターン①,②
1か2の選択については、個人の好みになります。

説明文が表示されるため、写真や動画だけではなく、説明文を読みながら、
作業を確認する場合に使います。

特に作業内容が複雑な場合は、説明文も多くなりがちなので、
こちらのテンプレートが良いでしょう。

・パターン③
現場で、スマートフォンやタブレットを使って、
作業の動作や仕事の出来栄え（合格時の品質）を確認する場合に向いています。

例えば、接客の仕方や調理、手洗いや消毒です。

このように、ティーチミービズのテンプレートを参考にするのも良いでしょう。

多くの企業で運用してきた実績から、改善を重ねて、
この形に至っているという点でも、汎用性が高いと言えるでしょう。

しかし、「もう少し細かく項目を設定したい」という方もいらっしゃるでしょう。

その場合、
・手順
・作業内容
・作業のポイントや留意点
・使う道具
・所要時間
といった項目を設定すると良いでしょう。

あとは、
・作業ごとのゴール（完成時の合格基準）
・作業の意味・目的
を入れるケースもあります。

ただし、先ほどご説明したように、
項目が多すぎると作成が大変になり、マニュアル作成が進まないことがあるので
注意が必要です。

はじめてマニュアル作成をする方にとっては、
上記のティーチミーのテンプレートを使い、
そのテンプレートの「説明文」の項目に書き込む内容を
以下から「MUST」と「BETTER」に分けると良いでしょう。

・手順
・作業内容
・作業のポイントや留意点
・使う道具
・所要時間
・作業ごとのゴール（完成時の合格基準）
・作業の意味・目的

なお、ティーチミーのテンプレートは、
以下リンクの公開用のマニュアルをご覧いただければ、
確認することができます。

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