一問一答

はい。
動画マニュアルは生産性向上を図るのに、非常に有効な手段の1つです。

紙のマニュアルと動画マニュアルの大きな違いは、情報量の多さが挙げられます。

例えば、紙のマニュアルを作る場合。
マニュアル化したい動作をカメラで撮影し、そのシーンの説明を文章化します。
この写真と文章で構成されたマニュアルを見た時に、対象となる動作のことを十分に理解している
業務経験者にとっては、不明点のないマニュアルに見えます。

しかし、業務経験のない新人がこのマニュアルを見ると、動作を理解するのに苦労することがあります。
それは、撮影した写真と写真の間の動作がわからずに、推測しなければならないケースです。
また、この場合、人によって間違った推測をしてしまうことがあります。

写真と文章のマニュアルとは違い、動画のマニュアルであれば一連の動作の流れを
途切れることなく、理解することができます。
業務経験のない新人が動画マニュアルを見た時に、動作について、工程が抜ける心配がないため、
推測する必要がありません。紙のマニュアルに比べて、理解に苦労することも少なくなるでしょう。

この点において、紙のマニュアルよりも動画のマニュアルの方が優れていますし、
動作を理解するという点においても、生産性は高いでしょう。

次にこのメリットを踏まえて、「業務標準化」と「教育の効率化」において、
どのように効果が出るのかを考えてみましょう。

例えば、業務標準化が出来ていないと…
・1人1人やり方が違うことで業務遂行にかかる時間が違ってしまう
・手順が違うことで成果が出るまでに時間がかかってしまう
といったことが起こります。
これを最も効率の良い作業方法に統一し、1人でも動画マニュアルを確認しながら
業務を進めることによって生産性は向上します。

エース級の社員の動作を、多くの社員が実践することで、組織全体の生産性が向上するイメージです。
動画マニュアルは、エース級の社員の動作を簡単に共有することができます。

少し話は変わりますが、
業務標準化は、テレワークが進んだ今だからこそ重要性が高まっています。
皆さんは自宅で仕事中に作業方法がわからなくなった場合どうしますか？

多くの方は、作業方法を知っている同僚に電話で質問をすることが多いと思います。
しかし、電話による口頭説明では作業手順を理解するのに、時間がかかります。
複雑な作業であれば、なおのことです。

では、Zoomなどのオンラインツールを利用したらどうでしょうか？
例えば、Zoomは画面共有が可能です。パソコン操作であれば、同じ画面を見ながら
共通のイメージを持てるので、確実かつ早く理解することができます。

そのため、『Zoomで説明しているから大丈夫』という声をよく聞きます。
ですが、動画マニュアルがあると、どうなるでしょうか？
質問しなくても自分で動画マニュアルを調べて進めることが出来るので、Zoomで説明するという
時間自体が不要になります。
「口頭での説明をZoomで行う」のではなく、そもそも質問がなくなれば、その分、生産性は向上します。

続いて、教育の効率化における効果についてです。
例えば、お客様から、
・自分の仕事が忙しくて、教える時間を確保出来ない
・教える人によって、教える内容にバラつきがあり、新人の成長スピードに差が出てしまう
といった声をよく聞きます。

動画マニュアルを活用することで、教えるという行為自体を人から動画マニュアルにシフトすることができます。つまり、業務に詳しい皆さんの代わりに、動画マニュアルが新人に仕事を教えるのです。結果、動画マニュアルが皆さんの教育にかかっている時間を肩代わりしてくれるのです。それにより、空いた時間を自分の業務の遂行に使うことが出来ます。

教育の効率化は人材不足が課題になっている昨今、速やかに着手する必要があります。
一方で、上司が新人や部下とコミュニケーションを取るために、マニュアルを使用するのではなく
接触回数を増やし、信頼関係を構築するという話を聞きます。実際は、接触回数だけでなく、コミュニケーションの質が大切です。

・業務のどの部分で困ったのか
・困りごとを解決するためにはどうすればよかったのか
・次回からどう改善するのか
これを新人と話し、本人の気づいていない気付きを与えることです。

そうすることで、先輩社員に相談することの価値を感じるとともに、先輩に信頼を寄せるでしょう。
こういったコミュニケーションに時間を取るために、業務手順の説明は動画マニュアルに代行させるのです。
こうすることで、教育の効率化と共に、コミュニケーションの密度も上がっていきます。

今回は業務標準化と教育の効率化を例に、
生産性向上に動画マニュアルは効果があるという話をさせていただきました。
生産性向上に寄与する動画マニュアルの活用を是非ご検討ください。

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