一問一答

この答えは明快です。
それは、「使われるマニュアル」です。
使われるマニュアルの特徴は、

①マニュアルにする必要のある業務をマニュアルにする
②マニュアルがわかりやすい
③マニュアルをすぐに見つけられる

の３点が挙げられます。

①マニュアルにする必要のある業務をマニュアルにする
例えば、歯磨き粉を歯ブラシに出すという作業をマニュアルにしたとします。この作業は、マニュアルを見なくても誰でも行えます。
また、歯ブラシに出す歯磨き粉の量や位置など、歯磨き粉の取り扱いについての厳密さも要求されません。
このような、誰にでもわかり厳密さを求められない作業は、マニュアルを作っても誰も見ないマニュアルになってしまいます。
では、糸ようじやデンタルフロスはどうでしょうか。
これらは、マニュアルがなければ誤った危険な使い方をしてしまう可能性が高いため、パッケージに挿絵と使い方の手順が記載されたものが多く存在します。
このように、マニュアルは、安全性や品質、そして生産性に関わる業務を対象として作成しなければなりません。

②マニュアルがわかりやすい
わかりにくいマニュアルの特徴は、“文字だらけ”です。
トイレ掃除を例にして作業手順を文字で表してみましょう。
１）トイレの入り口にある戸棚をあける
２）戸棚にあるトイレブラシ、白地の雑巾、青地の雑巾、そして、洗剤を取り出す
　　（青地の雑巾は、　便器の内側洗い用）
３）白地の雑巾を水洗いした後に、雑巾に洗剤をつける
４）便座、給水タンク、トイレの壁面、床、壁という手順で雑巾がけする
５）便器の内側は、トイレブラシを活用する
６）便器の内側の上部は、青地の雑巾で拭く
７）濡れている所がないか確認する
となります。

文字による表記がわかりにくいのは、一目瞭然です。
できるだけ文字を減らし、イラストや写真、そして映像を活用することで、誰もがわかりやすいマニュアルになります。
視覚的な表現が活用されている代表的なモノは、「ピクトグラム」でしょう。
「ピクトグラム」とは、
主に鉄道駅や空港などの公共空間で使用され、文字による文章で表現する代わりに、視覚的な図で表現することで、言語に制約されずに内容の伝達を直感的に行う目的で使用されるもの。
（wikipediaより抜粋）
ピクトグラムの事例

③マニュアルをすぐに見つけられる
ファイルに綴じたマニュアルを、誰もがわかりやすい場所に保管するのは案外と難しいモノです。
ファイル棚に整然と置いてあっても、ファイルの数が多ければその中からマニュアルを見つけるにも一苦労します。
マニュアルを使いたい時に目当てのファイルがすぐに見つからなければ、探すのが面倒くさくなり、他者にそのやり方を聞いてしまったり、自分流のやり方で作業をしてしまいます。
他者に作業のやり方を聞くのは他者の仕事の手を止めることになり、仕事の生産性の低下に結びつきます。自分流のやり方で作業をするのも、作業の質と生産性の低下につながります。
このように、マニュアルをすぐに見つけられない問題の解決策は、スマホやタブレット、そしてパソコンの活用です。これらの電子ツールは検索機能に長けているので、見つけたいマニュアルの業務名を検索欄に入力すれば、当該業務はすぐに見つけられます。

以上３つの使われるマニュアルの特徴の中で、

②マニュアルがわかりやすい
③マニュアルをすぐに見つけられる

の機能を兼ね備えたマニュアル作成のプラットフォームが、Teachme Bizです。

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