一問一答

マニュアル作成を外注する際のポイントは、

①マニュアルを作成する目的を明確にする
②外注先がこれまで作成したマニュアルの出来ばえを確認する
③マニュアルの作成に要する時間を確認する
④マニュアル納品後に内容の改訂が簡単にできるようにする
⑤マニュアル作成時に、業務改善のアイディアを出してもらえるところを選ぶ

の５つになります。

①マニュアルを作成する目的と狙いを明確にする
マニュアルを外注すると、当然のごとく費用が発生します。
マニュアルの作成費用は取り扱い業者によって異なりますが、マニュアル１頁当たりの単価は、おおよそ１万円から２万円です。
仮に50種類の業務を各2頁ずつでマニュアルを作成すると、総ページ数は100頁になります。
この場合のマニュアルの外注費用は、100万円～200万円と試算できます。
これだけの費用を無駄にしないためには、マニュアルを作成する目的を明確にしておかなければなりません。
マニュアルを作成する目的は、
・属人化している業務の見える化
・随時更新される業務の共有化
・新人の早期育成
・上司の新人育成時間の削減
・業務品質の均質化
・自社では作成できない品質のマニュアル作成
などが挙げられます。
外注した費用を効果に変えるのは依頼主ですので、マニュアルを作成する目的を明確にした上で外注依頼するのが鉄則です。

②外注先がこれまで作成したマニュアルの出来ばえを確認する
作成されたマニュアルは、作成した目的に合わせて職場で活用されなければ効果はでません。
外注先の選定にあたっては、これまでに制作したマニュアル見本を見せてもらい、誰もが見たくなるような出来栄えになっているかどうかを確認しましょう。

③マニュアルの作成に要する時間を確認する
マニュアルの作成に要する時間とは、依頼主が担当しなければならない作業時間を指します。
外注先へマニュアル作成業務を全面的に丸投げしていては、良質なマニュアルは制作できません。
「他社の業務マニュアルを自社風に焼き直してマニュアルにしてくれればいい」と、外注先に依頼するケースがありますが、これでは、社員が多頻度に活用するマニュアルは作れません。
とは言うものの、自社でマニュアルを制作する時間が取れないからマニュアル作成を外注先に依頼するわけですから、自社で負担できる作業時間には限界があります。
そこで、自社が担うマニュアル作成にかかわる必要最低限の時間の概算を、事前に確認しておきましょう。
頼れる外注先は、これらの条件に配慮した適切な時間を示してくれます。

④マニュアル納品後に内容の改訂が簡単にできるようにする
作成したマニュアルの業務手順や内容は、時間の経過とともに変更されるものです。
そこで、外注したマニュアルの改訂が簡単にできるかどうかの確認を怠らないでください。
改訂が簡単かどうかの判断基準は、原稿の修正ができるかどうかではありません。
イラストや写真の変更の容易さと、改訂したマニュアルの各職場の差し替えの手間を基準にします。
ここは作成したマニュアルが長く職場で使われるためにとても重要なポイントです。
この点から当社では、マニュアルの改訂や職場への共有が簡単にできるマニュアル作成のプラットフォームのTeachme Bizを推奨しています。

⑤マニュアル作成時に、業務改善のアイディアを出してもらえるところを選ぶ
マニュアルの作成を外注するのならマニュアル制作の過程で、より効率的で効果性を増す業務に改善するアイディアも出してもらいたいところです。
これは、かなりレベルの高いマニュアル作成作業になりますが、外注先企業にこのような実績があるかどうかを聞いてみましょう。

アッシュ・マネジメント・コンサルティングでは、誰でも簡単にマニュアル作成を行うことができる、マニュアル作成ツール「Teachme Biz」の導入支援を無料で提供しています。業務効率化のために、マニュアル作成ツール導入をご検討中の方や、マニュアル作成の効率化・定着化にお悩みの方は、ぜひ、お気軽にご相談ください。