一問一答

この答えは、「使われないマニュアルを作ってしまう」の一言につきます。
せっかく作成したマニュアルが使われない理由は、

①マニュアルにする必要のない業務をマニュアルにする
②マニュアルが理解しにくい
③マニュアルの保管場所がわからない

の３点が挙げられます。

①マニュアルにする必要のない業務をマニュアルにする
例えば、歯磨き粉を歯ブラシに出すという作業をマニュアルにしたとします。この作業手順は、マニュアルを見なくても誰でも行えます。
また、歯ブラシに出す歯磨き粉の量や位置など、歯磨き粉の取り扱いについての厳密さも要求されません。
このような、誰でもわかり厳密さを求められない作業内容に対して、マニュアルを作っても誰も見ないマニュアルになってしまいます。

②マニュアルが理解しにくい
読み手に理解しにくいマニュアルの特徴は、“文字だらけ”です。
トイレ掃除を例にして作業手順を文字で表してみましょう。
１）トイレの入り口にある戸棚をあける
２）戸棚にあるトイレブラシ、白地の雑巾、青地の雑巾、そして、洗剤を取り出す
　　（青地の雑巾は、　便器の内側洗い用）
３）白地の雑巾を水洗いした後に、雑巾に洗剤をにつける
４）便座、給水タンク、トイレの壁面、床、壁という手順で雑巾がけする
５）便器の内側は、トイレブラシを活用する
６）便器の内側の上部は、青地の雑巾で拭く
７）濡れている所がないか確認する
というステップになるでしょう。
文字による表記がわかりにくいのは、一目瞭然です。
ポイントは作業手順を記載する際、できるだけ文字を減らし、イラストや写真、そして映像を活用することで、利用者の誰もが理解しやすいマニュアルになります。

③マニュアルの保管場所がわからない
ファイルに綴じたマニュアルを、誰もがわかりやすい場所に保管するのは案外と難しいモノです。
ファイル棚に整然と置いてあっても、ファイルの数が多ければ、その中から探しているファイルを見つけるには一苦労します。
マニュアルを使いたい時に目当てのファイルがすぐに見つからなければ、探すのが面倒くさくなり、他者にそのやり方を聞いてしまったり、自分流のやり方で作業をしてしまいます。
他者に作業のやり方や業務内容を聞くのは、他者の仕事の手を止めることになり、仕事の生産性の低下に結びつきます。自分流のやり方で作業をするのも、作業の質と生産性の低下につながります。

これら使われないマニュアル３つの理由の中で、

②マニュアルが理解しにくい
③マニュアルの保管場所がわからない

の２つを解決するのが、Teachme Bizです。
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