一問一答

「マニュアルを導入したい！」
でも、人手が足りない！　作れる人が限られている!!

多くの企業で耳にするお悩みです。
企業はギリギリの人員でお店や工場を回しています。マニュアル作成の専任を抱えているような企業は、ほとんどありません。私たちも、マニュアル作成をスタートさせる段階で「うちは人手が足りてるよ」と仰る企業に出会ったことはありません。マニュアルを作成する人手不足の問題は、特別なことではなく、すべての企業に共通する永遠のテーマだと認識した方がいいでしょう。

そんな中でも、上手に人員をやりくりしながらマニュアルを作成できる企業とアドバルーンを掲げただけで頓挫してしまう企業とに分かれるのにはいくつかの違いがあります。

以下の人手不足な状況下におけるマニュアル作成のコツについてご説明します。
それは、

①現場のスタッフに協力してもらう
②短期間に、みんなで一気に作る
③完璧な出来を求めない
④現場の仕事で忙しかった」という言い訳を認めない

です。一つひとつご説明しましょう。

①現場のスタッフに協力してもらう
マニュアルは教育ツールとして活用されることが多いため、教育部門のトレーナーやアシスタントスタッフにお鉢が回ることが多いようです。しかし、先述したようにこのスタッフも、現段階で手が空いているというわけでもありませんし、現場から人手不足のSOSが届けば、すぐに手伝いにいかなければならず、マニュアル作成に十分な時間を投下するのは困難な場合が多いです。彼らの手が空くのを待っていては、なかなかマニュアルを完成させられないので、現場で働くスタッフにも積極的に手伝ってもらいましょう。出来上がったマニュアルの恩恵を最も受けるのは現場のスタッフです。マニュアル作成も現場の仕事であることをしっかり伝え、協力してもらえるように働きかけてください。

②短期間に、みんなで一気に作る
現場スタッフを巻き込んでマニュアルを作るという意思決定がなされたら、短期間に、みんなで一気に作成するのがコツです。現場作業とマニュアル作成の二刀流は、できるだけ短い期間にする方がストレスも軽減されます。「1年間、一人月一本のペースで作成しよう」など悠長なことを言って、過負荷な状態を引っ張らず、2～３ヶ月で一気に必要な本数を作り上げてしまうのがいいでしょう。

③完璧な出来を求めない
多くの人がマニュアル作成に関わると、人によって書式や文体が異なったりして、それに対して一言言いたくなってしまう人が現れます。ご指摘はごもっともですが、高いクオリティを求めすぎて、重箱の隅を突いていると作成する人のやる気を殺いでしまうことにもなりかねません。マニュアルとしていいたいことが伝えられているのであれば、完璧な出来を求めすぎない方がうまくいくことが多いです。

④「現場の仕事で忙しかった」という言い訳を認めない
これはマニュアル作成に限ったことではないのですが、現場のスタッフを巻き込んで、みんなで作業を進めていく場合、最も厄介なのは「現場の仕事が忙しくて・・・」という理由による作業の繰り延べです。これにはプロジェクトの指揮を執る人たちも、納期遅れに対して強硬な態度を示すことができず、半ばお手上げです。
この言い訳を言われてしまうと、お願いした側は、それ以上何もいうことができなくなってしまいます。したがって、指揮を執るリーダーは「現場で仕事が忙しい」という言い訳を認めない、メンバーもそれを言い訳に使わないことをスタート段階で合意しておくことをオススメします。

それでもダメなら最後の手段として「外注」も視野に入れてみたらいかがでしょう？

・現場のストレス
・管理する側のストレス
・残業代

等を考えると意外と一番安いのは外注かも知れません。作成するマニュアルの種類にもよりますが、紙のマニュアルなら1ページあたり、8,000～10,000円程度で引き受けてくれるところが多いと思います。選択肢の１つとして押さえておくのもいいでしょう。

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