一問一答

Teachme Bizは他のマニュアル作成ツールと比べて、多くの利点があります。

特に、誰でも簡単に使えるユーザーインターフェース、
どこからでもアクセスできるクラウドベースのシステム、
簡単な更新と管理、承認ワークフロー、QRコード生成、タスク配信機能など、
多様な機能が集約されています。

これらの特性を詳しく解説していきます。

1. 簡単に作れる

まず注目すべきはそのシンプルな操作性と効率性です。
このツールを使えば、スマートフォン、タブレット、PCを通じて、
写真や動画を用いたマニュアルを下記のわずか4ステップで簡単に作成できます。

・画像や動画を選ぶ
・矢印や丸などのマークを加える
・説明文を書き込む
・公開する

この過程だけで、ビジュアルを活用して言葉だけでは伝えにくい内容も、
詳細かつ正確に表現できます。

Teachme Bizのマニュアル作成システムは、
制作者が意図する情報を効果的に伝えつつ、
受け手にとって理解しやすい内容へと仕上げてくれます。

さらに、加工できる内容やフォーマットが統一されているため、
作成時の品質にバラつきが生じにくく、
全ての使用者が同じ基準で情報を得られるようになっています。
これにより、マニュアルの閲覧者が特に注目すべきポイントを見逃すことなく、
一貫性のある情報が得られます。

このような特長が他製品と一線を画すものになっており、
多くの企業や教育機関での導入が進んでいます。
（操作の簡単さを実際に体験するためにデモ機もご用意しています）

2. どこでも閲覧できる

Teachme Bizを利用するための条件は非常にシンプルです。

まず、インターネット接続環境が必要です。
次に、ユーザーIDとパスワードが配布されていることが必須です。
これらが揃えば、どこからでもマニュアルを閲覧できます。

さらに、キーワード検索機能を活用すれば、
必要なマニュアルを素早く見つけられます。
これにより、休憩中や通勤時の電車内など、自由な時間に必要な情報へと
即座にアクセスできるのです。

3. 更新作業がラク

多くの企業が共通して直面している課題が『マニュアルの老朽化』です。
更新の必要性は認識していても、時間がないために手がつけられない状況も
少なくありません。
さらに、修正したマニュアルを共有する際には、時間とコストがかかります。

マニュアルの更新作業を怠ると多くの企業が効率の低下を招きますが、
Teachme Bizを利用すれば、マニュアル作成時と同様に、更新も簡単にできます。

具体的には、更新したいステップのみを選択し、
新しい写真や動画を追加することで手軽にマニュアルを修正できます。
修正後は公開ボタンを一押しするだけで、すぐに最新のマニュアルを共有でき、
時間とコストの節約にもつながります。

このように、Teachme Bizの活用により、常に最新の情報を維持しつつ
効率良くマニュアル管理を行うことができるのです。
企業は市場での競争力を保ちながら、
従業員への教育や業務プロセスの標準化を図りつつ更新プロセスを簡略化することで、
常に最新の状態をキープしたマニュアルに全従業員がアクセスできるようになります。

4. 閲覧管理が簡単

レポート機能の利用により、
『特定の期間内で』『どの従業員が』『どのマニュアルを』『何回』
閲覧しているかを正確に把握できます。
特に、新入社員が研修期間中にどのように情報を活用しているか、
また、仕事の習得が早い従業員がどの資料をどれだけ活用しているかを分析できます。

この機能は、効果的な研修プログラムや教育戦略を設計する上で非常に有効であり、
企業の人材育成を強化するための貴重なデータを提供します。

5. 安心の承認ワークフロー

承認ワークフロー機能は、
マニュアルの公開にあたり管理者の承認が必須となるシステムです。
この機能を利用すれば、
マニュアル作成者による一方的な内容の公開が制限され、
結果としてマニュアルの質が保証されます。
公開前には、複数のレビュアーによる詳細な検証が実施され、
厳しい基準をクリアしたマニュアルのみが承認されて公開されます。
これにより、情報の正確性と一貫性が保たれ、
信頼性の高いマニュアルを提供できます。

6. QRコードで簡単アクセス

マニュアルをQRコードとして出力し、すぐに参照できるシステムの導入により、
機器の操作方法が容易になります。
たとえば、複合機の紙の補充方法を示したマニュアルをQRコードで生成し、
それを複合機に貼り付けます。
紙が切れた際には、スマートフォンやタブレットのカメラ機能を使用して
このQRコードをスキャンするだけ。
すると、直ちに紙の補充手順を示したマニュアルが表示され、
誰でも迅速かつ正確に紙を補充できます。
この方法は、作業効率の向上とユーザーサポートの強化に貢献します。

7. タスク配信機能

タスク配信機能を活用することで、業務通達や進捗管理が容易になります。
必要なマニュアルの納期を指定し、実行対象者に直接送信できます。
受信者の状態は、
「メール未開封」「メール開封済み」「マニュアル閲覧済み」「実行済み」
の4つのステータスで確認できます。
このステータス管理により、リマインダーの対象者が一目で確認でき、
業務の通達状況や進捗を簡単に把握できます。
この機能により、効率的な業務進行と情報の透明性が保証されます。

まとめ

Teachme Bizは、他のマニュアル作成ツールと比較して特に使いやすく、
誰でも簡単に操作が可能で、どこからでもアクセスできる点が大きな特徴です。
このツールはマニュアルの作成、編集、更新、閲覧、管理を
一つのプラットフォームで簡単に完結させることができます。
具体的には、直感的な操作性、全デバイス対応、更新の簡単さ、
承認ワークフロー、QRコード連携、タスク配信機能が充実しています。

アッシュ・マネジメント・コンサルティングでは、誰でも簡単にマニュアル作成を行うことができる、マニュアル作成ツール「Teachme Biz」の導入支援を無料で提供しています。業務効率化のために、マニュアル作成ツール導入をご検討中の方や、マニュアル作成の効率化・定着化にお悩みの方は、ぜひ、お気軽にご相談ください。