一問一答

マニュアルを作成してもなかなか定着しません。
定着させるコツや方法を
教えてください。

マニュアル作成ツール Teachme Biz 導入・運用支援
一問一答
マニュアルを作成してもなかなか定着しません。定着するマニュアル作りのコツを教えてください。

マニュアルを作成しても、なかなか定着しません。定着させるコツや方法を教えてください。

企業内で作成したマニュアルが職場で適切に活用されていないという問題は決して珍しくなく、
その解決には綿密な取り組みが必要です。

主な問題点は、マニュアル自体の不備・業務フローや社内ルール・組織風土の3つに大きく分けられます。
これらに対する有効な解決策を以下に示します。

マニュアルの問題点

1. マニュアルの鮮度や構成の問題
マニュアルそのものに問題がある場合があります。
例えば、内容が古くなっているケースや、情報が見にくい、
ボリュームが大きすぎて使いにくいなどが挙げられます。
さらに、スタッフ全員に十分な数のマニュアルが行き渡らないことも気をつけなければいけません。
これらの問題は、日常業務でのマニュアル活用を妨げる要因となります。

2. 業務フロー・社内ルール・人事制度の問題
次に、業務フローや社内ルール、人事制度に問題がある場合です。
例えば、マニュアルを参照しなくても仕事が進む状況や、入社後にマニュアルを見る機会が少ない、
マニュアルの更新情報が共有されないなどです。
これら各種フローや制度の問題点は、マニュアルの有効活用を阻害します。

3. 組織風土の問題
最後に、組織風土に問題がある場合です。
「仕事は見て覚えるもの」「マニュアルは最低限であり、それ以上のことをやらないと評価されない」
という考えを持つ上司や、
「マニュアル人間よりも自主的に行動できる方が優秀」
という考えの先輩がいると、
「マニュアル＝悪」という雰囲気が形成されます。
これは企業文化の問題であり、根付いてしまうと即効性のある解決策を考えることは難しいでしょう。

マニュアルの問題点を解決へと導く方策

これらの問題に対する効果的な方策として、以下の具体的な処方箋があります。

1. マニュアルの鮮度や構成の問題に対する処方箋
・フォーマット化とテンプレート化
・作成ルールの明確化と標準化
・ビジュアル重視のマニュアル作成
・デジタル化
まず、マニュアル作成の効率化と現場の負担軽減を目指すために、
フォーマット化やテンプレート化を推進します。
これにより、作成プロセスが標準化され、一貫性と再現性が向上します。
次に、作成ルールを明確にし、
誰もが容易に理解し利用できる形で情報を整理します。
さらに、ビジュアルを重視した見やすいマニュアルの設計に注力。
これは、現場での迅速な情報把握を助けます。
最終的に、紙からデジタルへの移行を進めることで、
タブレットを使用したマニュアルが現場での使い勝手を大きく改善し、
情報の更新と共有もスムーズになります。
このアプローチにより、現場の負担を軽減し、
業務効率化と使い勝手の向上が期待できます。

2. 業務フロー・社内ルール・人事制度の問題に対する処方箋
・定期的な情報のアップデート
・運用ルールの検討
・人事評価制度との連動
業務フロー、社内ルール、人事制度の問題への対処には、
マニュアルの効果的な運用が必要です。
マニュアル作成後、定期的なアップデートをルール化し、
初期研修での活用を義務化することが重要です。
例えば、マニュアル活用の義務化と技能検定制度の導入などです。
これらの措置は、人事評価と連動し、組織の効率化と品質向上を図るため、
「マニュアルがないと困る」体制へのパラダイムシフトを促します。

3. 組織風土の問題を改善する処方箋
・粘り強い継続
・上司や先輩社員への教育研修
・評価制度の見直し
・報奨とペナルティの付与
組織風土の改善には、複数の要素が重要です。
まず、業務フロー、社内ルール、人事制度の持続的な見直しと改良が必要です。
これに加え、上司や先輩社員に対する教育研修を充実させることで、
労働市場の変化や新世代の特性に対応できます。
さらに、各役職においてマニュアル作成の重要性を認識し、
これを評価の一部に組み込むことを推奨します。
報奨とペナルティを設け、マニュアル作成への貢献を奨励し、
妨害行為には厳しく対処することも重要です。
最後に、経営陣の強いリーダーシップと模範が、全体の改革を推進する鍵となります。

まとめ

これらの対策を一つずつ実施することで、
マニュアルの定着率を高め、業務効率を向上させることができます。
定着させるための取り組みは一朝一夕にはいきませんが、
着実に進めることで効果を発揮します。

各処方箋の詳細についてご興味のある方は、
弊社ホームページの「お問い合わせ」からご連絡ください。
お問い合わせ：https://teachme.h-mbo.com/contact/

アッシュ・マネジメント・コンサルティングでは、誰でも簡単にマニュアル作成を行うことができる、マニュアル作成ツール「Teachme Biz」の導入支援を無料で提供しています。業務効率化のために、マニュアル作成ツール導入をご検討中の方や、マニュアル作成の効率化・定着化にお悩みの方は、ぜひ、お気軽にご相談ください。