一問一答

クラウドのマニュアル作成ツールは、企業の人事担当者や総務部門にとって多大なメリットを提供します。
特に、効率的なドキュメント管理とオンライン協働ツールとしての機能を活用することで、
業務のスムーズな運営が可能です。
以下に、主なメリットを3つ挙げ、それぞれの詳細について説明します。

1. 作成における手間と時間の削減
2. 共有にかかる手間とコストの削減
3. どこでもマニュアルを確認できる利便性

メリット1：作成における手間と時間の削減

マニュアルを作成する際、従来のPowerPointベースの手法では多くの時間と労力が必要です。
まず、適切な写真や動画を撮影し、次に動画編集ソフトや画像編集ソフトを使用して
トリミングや明るさ調整などの加工を行います。

これらの加工されたメディアをPowerPointに貼り付け、説明文を加え、
レイアウトを整える必要があります。
これには、適切な編集ソフトウェアの選定と操作の習得が求められます。

さらに、数多くのソフトウェアオプションの中から、最適な機能を持つものを見極める必要があり、
これ自体がひとつの大きな課題です。

また、フォーマットの作成も求められ、
一貫性のないレイアウトは使用者にとって使いづらく、非効率的なものになりがちです。

複数の人が関わる場合は、フォーマットの不一致や個々に解釈の違いが生じ、
最終的には統一感の欠如したマニュアルが完成することも少なくありません。

こうした中で、クラウドベースのマニュアル作成ツールを使用すると、多くの問題が解消されます。
これらのツールは動画・画像編集機能を内蔵しており、ユーザーは迅速にメディアを加工できます。
直感的な操作性が求められる現代においては特に有効といえるでしょう。

加えて、クラウドツールは多様なフォーマットを提供しているケースが多く、
ユーザーは自社やプロジェクトに最適なものを容易に選択できます。

結果として、マニュアルは見る側にとって一貫性があり、使いやすいものとなります。

こうして、クラウドベースのツールは、オンプレミスな方法に比べて、
余計な手間や時間を大幅に削減しながら、
より効果的でプロフェッショナルなマニュアル作成を実現します。

メリット2：共有にかかる手間とコストの削減

PowerPointで作成されたマニュアルは、
動画や画像を多用するとファイルサイズが大きくなり、
メールでの送信や開く際に時間がかかることがあります。
また、PCの性能によってはフリーズすることもあり、作業効率が低下します。
大量のマニュアルをやり取りする場合、紙での配布が必要となり、
印刷や送付のコストも無視できません。

さらに、更新が頻繁に行われる環境では、最新のマニュアルを常に管理するのは困難です。
管理が行き届いていない店舗では、古いマニュアルが残り続け、
新しい手順が周知されないこともあります。

クラウドのマニュアル作成ツールを利用すれば、これらの問題を解決できます。
クラウド上でマニュアルを管理するため、常に最新の情報が全店舗で共有され、
管理スキルに依存しません。
更新後のマニュアルもワンクリックで全店舗に配信でき、
メールでのやり取りや印刷・送付の手間が省けます。

メリット3：どこでもマニュアルを確認できる利便性

PowerPointで作成されたマニュアルは、
PC画面で見るか、印刷されたものを見るかのいずれかです。

PCで見る場合、作業場所から移動する必要があり、
作業中にマニュアルを確認するのは不便です。
印刷されたものは持ち運びに適しておらず、作業しながら確認するのは難しいでしょう。

クラウドのマニュアル作成ツールなら、
スマホやタブレットからでもマニュアルを確認できます。
これにより、作業しながらマニュアルを確認することが可能になり、
個人のスマホを使って移動時間や休憩時間にマニュアルを確認することもできます。

いつでもどこでもアクセスできるため、
スタッフが必要な時にすぐにマニュアルを確認できる利便性が高まります。

その他のメリット

クラウドベースのマニュアル作成ツールは、他にも多くのメリットがあります。

例えば「操作が簡単で覚えやすい」という点で特に優れており、
マニュアル作成や更新、さらには引継ぎを格段に容易にします。
この利便性により、多くのスタッフがマニュアル作成に参加しやすくなり、
業務の継続性が向上します。

加えて、ツールからの閲覧データ取得機能は、
マニュアルが実際に利用されているか否かを明確に示すため、
効果的なフィードバックループを可能にします。

まとめ

マニュアル作成の究極の目的は、
現場で実際に使用され、成果をもたらす資料を作成することです。

クラウドのマニュアル作成ツールは、
このプロセスの「作成」「共有」「活用」という各段階を効率化し、
スムーズに運用できるように設計されています。

アッシュ・マネジメント・コンサルティングでは、誰でも簡単にマニュアル作成を行うことができる、マニュアル作成ツール「Teachme Biz」の導入支援を無料で提供しています。業務効率化のために、マニュアル作成ツール導入をご検討中の方や、マニュアル作成の効率化・定着化にお悩みの方は、ぜひ、お気軽にご相談ください。