一問一答

ワードやエクセル、パワーポイント等のOfficeに搭載されたアプリケーションで作成したマニュアルはTeachme Bizでご利用いただけます。ただし、アプリケーションによって対応方法が異なるため、利用にあたっては注意が必要となります。ワードとパワーポイントで作成マニュアルは“そのまま” Teachme Bizに添付が可能です。一方、エクセルで作成したマニュアルはPDFに変換しなくてはなりません。したがって、ファイルの中に設定した数式や関数は使えなくなってしまいます。この条件を受け入れていただければ、パワーポイント、エクセル、ワードなどのOfficeで作成したファイルを転載することが可能です。

すでにTeachme Bizをご利用いただいている企業でも、過去にOffice（ワード、パワーポイント、エクセル）でマニュアル作成したものをそのままお使いになられている企業は少なくありません。すでに大量のマニュアルがある場合、それらをすべてTeachme Biz用に作り直すのは、時間や労力、業務効率化の観点からも躊躇して当然ですし、効果性という点においても疑問が残ります。

Office（ワード、パワーポイント、エクセル）でマニュアル作成したものをそのまま使うか、Teachme Biz用に作り直すかの分類は以下を参考にしてください。

Office（ワード、パワーポイント、エクセル）でマニュアル作成をしたものをそのまま利用してもいい業務
・年末調整等の公的な書類の書き方
・営業日報や申請書類や社内フォーマットの書き方
・すでに多くの人がマスターしており、差し当ってマニュアルの利用が見込まれない作業

Office（ワード、パワーポイント、エクセル） でマニュアル作成したものよりTeachme Biz用に作り直した方がいい業務
・調理技法やベッドメイク等、先輩が動作のお手本を画面を通して見せて教えている作業
・微妙なニュアンスを文字で説明するよりも画像や動画で見せた方が分かりやすい作業

また、Office（ワード、パワーポイント、エクセル）で作成したマニュアルをパッと見た時、文字が多いと感じる場合も、Teachme Biz用に作り直した方がいいでしょう。確かに、ワードやパワーポイントのファイルをそのまま添付することは可能です。しかし、スマホの画面が小さな文字で埋め尽くされた状況を想像してみてください。およそ快適とは言えません。見ていてストレスを感じるマニュアルは、その後、使われなくなるのがオチです。時間や労力を惜しむ気持ちは理解できますが、その結果、仕事の中で使われないマニュアルを大量生産することは、お客様にとっても本意ではないでしょう。したがって、動画マニュアルを導入する際には、初期段階でしっかりとマニュアル作成計画をつくり、進捗管理をおこないながら確実に進めていくことをお勧めししています。

「そんな余裕はないよ！」 と仰るお客様には、マニュアル作成の代行も請け負っておりますのでお気軽にお問合せください。

アッシュ・マネジメント・コンサルティングでは、誰でも簡単にマニュアル作成を行うことができる、マニュアル作成ツール「Teachme Biz」の導入支援を無料で提供しています。業務効率化のために、マニュアル作成ツール導入をご検討中の方や、マニュアル作成の効率化・定着化にお悩みの方は、ぜひ、お気軽にご相談ください。