COLUMNコラム

『動画マニュアルを作ってほしい』と会社から指示されたとき、多くの場合は『動画マニュアルはどうやって作ればいいんだろう』と初めに考えることでしょう。そして、動画マニュアルの作り方をインターネットで調べた結果、マニュアル作成ツールの存在を知り、『まずは自分もツールを入手しよう』と考えます。
しかし、いざマニュアル作成ツールを詳しく調べてみると、結局どのツールが一番良いのか分からないという“沼”にハマってしまう人が後を絶ちません。機能や料金体系の違いはよく分からないし、どのツールも『手軽で簡単』を売りにしているし、「おすすめのツール●選」という記事を見てもツールの数が多すぎるし…といった具合に、本当に自分たちに合ったツールを見極めることは、初心者にはハードルが高いものです。
そこで今回は、専門知識がなくても自社に合ったツールを選定するために、初心者が押さえておきたいポイントを解説いたします。

1. 視点を持とう！　動画マニュアル運用の『3つのフェーズ』

動画マニュアルを初めて作る方にとってツールの選定が難しいのは、そもそも「マニュアル作成ツールにどんな機能を求めているのか、自分でもよく分からない」ことが最大の要因でしょう。なぜなら、動画マニュアルの運用の経験がない方には、運用におけるツールの使いどころを具体的にイメージする術がないからです。

ツールを選ぶ前に知っておきたいことは、動画マニュアルの運用は『作成』『活用』『管理』という3つのフェーズに分かれていることです。そして、マニュアル作成ツールの機能を駆使して、それぞれのフェーズにおける手間を減らせるかどうかが、ツール選びの基本的な観点となります。
フェーズについての解説とともに、各フェーズで役立つ主な機能を紹介します。

①作成

『作成』のフェーズには、動画マニュアルの内容の編集や、完成したマニュアルの配布などの工程が含まれます。
このフェーズは、工数や人員といったリソースが多く必要になる段階であり、動画マニュアルの運用担当者ひいては組織全体への負担が大きいため、ツールによる支えが最も必要とされます。

『作成』フェーズで役立つ主な機能：
・シンプルな編集機能
・AIによる作成補助
・PDF形式でのエクスポート

②活用

『活用』のフェーズは、共有された動画マニュアルを見て学習する段階です。
このフェーズは、「どこにマニュアルが保管されているのか分かりづらい」「外国人には理解しにくい」など、紙のマニュアルのデメリットが顕著に表れやすいのが特徴です。教育対象となる従業員の「マニュアル活用に対する意識」に働きかける取り組みが必要なため、成果が表れるまでに長い期間がかかる傾向があります。

『活用』フェーズで役立つ主な機能：
・充実した検索機能（検索対象の幅広さ、検索方法の豊富さ）
・幅広い言語への対応
・オフライン操作

③管理

『管理』のフェーズでは、「マニュアルに書かれた情報は最新のものか」「教育対象となる従業員にマニュアルが行き届いているか」「マニュアルを見た人が、内容を正しく理解しているか」を管理します。
このフェーズがうまく機能しないと、現場でマニュアルが役に立っていても、現場をよく知らない幹部の『現場の教育を、費用のかかる動画マニュアルでおこなう必要性を感じない』という意見が通ってしまう可能性が高くなります。

『管理』フェーズで役立つ主な機能：
・詳細な閲覧状況レポート
・アカウント管理
・承認ワークフロー

このように、動画マニュアルの運用イメージをフェーズに分けることで、動画マニュアル作成ツールの「機能の充実度」を理解しやすくなります。
以上の観点でツールの性能を評価できれば、数あるツールの中から導入候補をある程度は絞り込むことができるでしょう。

2. プロが厳選！　動画マニュアル作成ツールに必要な機能

導入ツールの候補を絞り込む段階まで解説しましたが、しかし最終的には、候補の中から1つのツールに決めなければいけません。このときに重要となる判断基準は「操作習得の難易度」です。
動画マニュアル作成ツールに搭載されている機能は、「マニュアルを運用する上で必須となる基本的な機能」と「細かい部分の質を高めるための補足的な機能」に分類され、後者の機能が多いツールほど“上級者向け”で習得に時間がかかります。
マニュアル制作会社や映像制作会社などの専門的な業種ではない企業の場合、上級者向けツールを使ってまで動画マニュアルの質を高める必要性はほとんどありません。実際に動画マニュアルを運用している企業では、「基本的な機能」が充実したツールをフル活用することで導入成果を上げている事例が多く見られます。
そこで、動画マニュアルの作成代行サービスに5年以上携わってきた筆者の視点で、先ほど述べた3つのフェーズごとに『この機能があれば、動画マニュアルを十分に運用できる』と言える機能をピックアップし、解説いたします。

①『作成』フェーズで必要な機能

『作成』フェーズの機能がどのように設計されているかによって「直感的に操作できるかどうか」が左右されるため、ツール選定の際には重点的に確認しましょう。
『作成』フェーズに属する重要な機能は以下の通りです。

● 動画、写真、テキストのアップロード

動画マニュアル作成ツールの根幹となる機能です。

● 外部ファイルのインポート

既存のマニュアルの再利用に適した機能です。
少なくともPDFファイルのインポート機能は必須です。

● PC画面キャプチャ

システム操作のマニュアルを作るために必要な機能です。

● マニュアルの外部公開

「自社製品の購入者」「自社サービスの利用者」など、社外ユーザー向けのマニュアルを作成する場合に必須となる機能です。

● ファイル形式でのエクスポート

PCやオンラインストレージなどにマニュアルを保管する際に使う機能です。
PDF形式への変換が最も一般的です。

● QRコードの発行

手持ちのデバイスで指定のマニュアルを開いてください』と促す際に使う機能です。
工場や調理場など、機材や設備の使い方のマニュアルを見る必要がある作業現場ではとくに重宝します。

● AIによる作成補助

昨今は生成AIの技術が向上したことで、AIによる補助機能を搭載した動画マニュアル作成ツールが増えてきています。必須機能ではありませんが、動画マニュアルの作成に難しさを感じる場合は、導入を検討しても良いでしょう。
ただし、ツールによってAIの精度や読み取り対象に違いがある点と、AI関連機能は有料オプションである場合が多い点を考慮すると、ツールの無料トライアルなどを通じてAI機能の実用性を確認することをお奨めします。

②『活用』フェーズで必要な機能

『活用』フェーズにおいては、「マニュアルを使って学習する立場」と「マニュアルを使って社員を教育する立場」の社員にとっての利便性を求めなければいけません。「自社の教育環境にどんな課題があるのか」によって必要とされる機能が変わるため、ツール選定の際には自社の状況を正確に理解しておくことが重要となります。
『活用』フェーズに属する重要な機能は以下の通りです。

● マニュアルの検索

紙のマニュアルからデジタルのマニュアルへ移行するメリットを最も実感してもらえる機能です。
検索対象は多いほど便利ですが、最低でも「本文検索」は必須となります。

● オフライン再生

Wi-Fi環境がない現場での閲覧を想定している場合は必須の機能です。

● 自動読み上げ

動画内に音声による説明を追加したり、既存の説明音声をクリアな音声に置き換えたいときに便利な機能です。

● 自動翻訳

外国人社員の教育にほぼ必須となる機能です。
一般的に、翻訳が適用されるのは「マニュアルの本文」と「動画内の字幕」です。

● 閲覧指示

動画マニュアルを社員に浸透させる上での初歩的な機能です。

● 学習コース、理解度チェックテストの作成

動画マニュアルを組み込んだ教育体制を構築する上で必須となる機能です。

③『管理』フェーズで必要な機能

『管理』フェーズに属する機能のうち、最も重要なのは「閲覧状況と理解度の可視化」をサポートするものです。ツール選定の際には、ユーザーごとの閲覧回数や理解度テストの合否など、「有意義なデータを詳細に集められるか」に焦点を絞って機能を調べると良いでしょう。
『管理』フェーズに属する重要な機能は以下の通りです。

● ユーザーの一括登録・一括削除

複数の新入社員が定期的に入社する企業にとっては便利な機能です。

● 編集履歴のバックアップ

誤操作や不具合によってマニュアルが消失した場合の保険となる機能です。

● 承認ワークフロー

マニュアルの内容のチェック体制を強化するための機能です。

● フォルダ階層

大量のマニュアルを整理したり、マニュアルの保管場所を探しやすくするための機能です。
3～5段階の階層が作れるならば十分でしょう。

● 未読・既読フラグ

社員一人ひとりの学習進捗を把握する上での初歩的な機能です。

● テスト合否、スキルマップ

社員の理解度や業務習熟度を把握するために必須となる機能です。
成績と人事評価を連動させることで、動画マニュアルの利用を促す施策にも応用できます。

● 閲覧レポートの作成

動画マニュアルの活用状況を把握するための最重要機能です。
集計項目として必要性が高いのは、マニュアル別・ユーザー別の「閲覧回数」「動画の閲覧時間」です。

上記の機能はいずれも「基本的な機能」として挙げましたが、導入実績の多い動画マニュアル作成ツールでも、これら全ての機能を搭載しているわけではありません。自社の状況や導入目的に応じて、ツールにどのような機能が必要かを考える際の目安としてお考えください。

3. 徹底解説！　動画マニュアル作成ツールの選び方のまとめ

動画マニュアル運用の未経験者が動画マニュアル作成ツールを選ぶ際のポイントについて解説してきました。
数多い動画マニュアル作成ツールの中から自社に合ったツールを見極めるには、そもそも自社にとって必要な機能が何なのかを明確にしなければなりません。まずは動画マニュアルの運用における『作成』『活用』『管理』の3つのフェーズについて理解することで、ツールの使いどころを具体的にイメージしましょう。

補足.　初心者必見！　お役立ち資料『動画マニュアル作成ツール選定のポイント』

動画マニュアル作成ツールの「基本的な機能」を紹介しましたが、実際にツールの機能について調べてみると『知りたい情報が点在していて見つけづらい』と感じる声を多く聞きます。

そうした悩みをお持ちの方に向けて、【動画マニュアル作成ツール選定のポイント】をまとめたお役立ち資料をご用意いたしました。
導入実績の多い4つの動画マニュアル作成ツールを対象に、本記事で紹介した「基本的な機能」の有無について詳細に比較しておりますので、ぜひご覧ください。

動画マニュアル作成ツール比較資料　ダウンロードページ
https://teachme.h-mbo.com/useful/detail01/