一問一答

あります。
ただし、相応の手間はかかります。

先日、飲食企業にて、たった4日間で40本のマニュアルが完成しました。
その時のやり方をご紹介します。

一般的に、マニュアル作成は
2～3名の担当者が継続的にコツコツ作成していくケースが多いようです。

しかし、それでは必要なマニュアルを揃えるのに時間がかかります。
実際、100本のマニュアルを作成するのに1年くらいかかります。

この飲食企業では、「マニュアル作成会」を開き、
参加者20名、1人2本のマニュアルを作成し、計40本を完成させました。

このポイントは、2つあります。

①マニュアル作成担当者を増やすこと
②短期間で集中的に作成すること

この2つを同時に満たすことが重要です。

短期間で多くのマニュアルを作成するには、
マニュアル作成に投下する時間を増やす必要があります。

そのためには、専任のマニュアル作成担当者を置くか、
マニュアル作成担当者の数を増やすかのどちらかです。

仮に1週間で50本のマニュアルを作成する場合、
2名の専任担当者が取り組むと1人25本、
1週間の営業日を5日間とすると、1人1日5本の作成が必要になります。

 一方で、マニュアル作成担当者が10名いると、
1人5本、1人につき1日1本で済みます。

マニュアル作成に慣れている人は少なく、
業務自体に重たいイメージを持っている人が多いため、
できる限り多くの人で分担した方が負担感も少なく、着手しやすいでしょう。

 また、短期間、例えば2～3日であれば、
重たい仕事でも取組みやすくなります。

しかし、他の業務と並行してマニュアル作成を進める場合は、
どうしても他の業務を優先してしまい、
マニュアル作成を先延ばししてしまうケースがよくあります。

 よって、「マニュアル作成のみに専念できる環境」を作ることが必要です。

そのための「マニュアル作成会」です。

マニュアル作成会は、以下の手順で進めています。
（飲食企業で行った実際のプログラムです）

＜1日目：6時間＞

・マニュアル作成ツール導入の背景・目的の説明
・マニュアル作成ツールの操作方法の説明
・作成するマニュアルの決定
・業務シーンの撮影（素材収集）
・撮影した素材を使ってマニュアル作成
・作成したマニュアルの共有・学習

＜2日目：6時間＞

・絵コンテの作成（1人につき２つのマニュアルを作成）
・絵コンテを基に業務シーン撮影
・撮影した素材を使ってマニュアル作成
・作成したマニュアルの共有・改善

仮に、このマニュアル作成会を3日間にした場合、
1人5本のマニュアル作成が可能です。
（3日目は2日目よりも作業に慣れるため、3本作成できるでしょう）

すると、20名が3日間、集中的にマニュアルを作成することにより、
100本のマニュアルを作成することができます。

これを毎年、定例で行うことにより、
確実にマニュアルの数を増やしていくことができます。

また、この取組みによる副産物もあります。
それは、マニュアル作成できる人が増えるということです。

マニュアルに修正したい部分があれば、
わざわざ本部のマニュアル作成の担当者に連絡せずに、
現場でサッと修正を済ませることができます。

そうすることで、現場に合ったマニュアルに改善していくこともできます。

デメリットは、多くの人数の時間を同時に使ってしまうことです。

しかし、定例で社内会議や研修を行っている企業がほとんどです。
ならば、その時間の一部でマニュアル作成に充てることも
1つの選択肢でしょう。

そうすることで、教育の仕組みができ、
業務の標準化や生産性向上が期待できます。

勉強会のプログラムはカスタマイズすることが可能なので、
ご要望がございましたらご相談ください。

アッシュ・マネジメント・コンサルティングでは、誰でも簡単にマニュアル作成を行うことができる、マニュアル作成ツール「Teachme Biz」の導入支援を無料で提供しています。業務効率化のために、マニュアル作成ツール導入をご検討中の方や、マニュアル作成の効率化・定着化にお悩みの方は、ぜひ、お気軽にご相談ください。