一問一答

＜メリット＞

①追加費用（導入費用・ランニングコスト）がかからない

　多くの企業では、ワードやエクセルはパソコンに標準装備されており、
　追加で有料の編集ソフトを導入する必要がないため、追加費用がかかりません。

②誰でもマニュアル作成・修正ができる

　新しい編集ソフトを導入すると、
　そのソフトの操作方法の学習・習得が必要になります。

　しかし、ワードやエクセルは多くの人が日常的に使っているため、
　新たに習得する必要がありません。

＜デメリット＞

①マニュアルのフォーマットをゼロから作成する必要がある

　マニュアル作成ツールの場合は、使いやすいフォーマットが用意されていますが、
　ワードやエクセルでマニュアルを作る場合は、自分でフォーマットを作らなければいけません。

　もし、フォーマットを作らなければ、
　人によって、マニュアルに入れる情報（項目）が異なったものが出来上がってしまいます。

　例えば、手順だけでなく、
　標準作業時間、作業の留意点、使用ツールなどの項目の有無により、
　マニュアルに記載する情報が変わります。
　その結果、後から作り直しになってしまうケースも。

　また、マニュアルを使う側にとっても、フォーマットがバラバラだと見づらいため、
　使われなくなってしまう可能性もあります。

②マニュアルの修正・更新作業において、手間がかかる

　マニュアルのわかりづらい点を改善したり、オペレーションを見直す際に、
　マニュアルを修正します。

　例えば、
　マニュアルのわかりづらい部分をかみ砕いて説明するために、
　作業工程をさらに細分化する場合、
　すでに作成したマニュアルの手順に工程を追加することになります。

　すると、『手順①』などの順番を示す数字や、マニュアルのページの数字を
　手入力で修正する必要が出てきます。

　マニュアルの数が多い、ページ数が多い、修正頻度が多い場合、
　この修正作業だけでも工数が膨大になってしまいます。

　一方でマニュアル作成ツールの場合は、
　自動でそれらの数字を正しいものに修正してくれるため、
　この点における手間は一切ありません。

③ファイルが重くなり、扱いづらくなってしまう

　マニュアルの数や挿入している画像の数が多くなると、
　データが重くなり、パソコンの動きが悪くなってしまいます。

　結果、マニュアルの作成に時間がかかります。

　時にファイルが壊れてしまい、作り直しになってしまうこともあるでしょう。

　そうならない様に、ファイルを小分けにすると、
　ファイルの数が膨大になり、管理するのが手間になってしまいます。

ここまで、マニュアル作成をワードやエクセルで行う場合の
メリットとデメリットを挙げました。

しかし、マニュアルは、作って終わりではなく、運用が重要です。
よって、運用面についての懸念点も確認しておきましょう。

＜運用面の懸念点＞

運用面の懸念点は3つあります。

①マニュアルを見ることに、ストレスがかかる

　上記の作成時のデメリット②と同様です。

　マニュアルのファイルのデータが重いと、マニュアルを閲覧する際に
　データベースからダウンロードしたり、ファイルを開くのに時間がかかり、
　イライラすることが多くなるでしょう。

　パソコンが古い場合、パソコンがフリーズしてしまうこともあるかもしれません。

　すぐに作業手順を調べて作業に着手したいと思っている人にとっては、
　大きなストレスになります。

②見たいマニュアルが見つからない

　マニュアルの数が多くなると、見たいマニュアルを探すのが大変になります。
　ファイルの数が多かったり、印刷されたマニュアルのページ数が多いと、なおさらです。

　上記と同様、すぐに作業手順を調べて作業に着手したいと思っている人にとっては、
　大きなストレスでしょう。

③マニュアルの活用状況がわからない

　「誰が」「どのマニュアルを」「何回見ているのか」を把握することができません。
　結果、マニュアルの活用を促進するための課題を見つけることが難しいでしょう。

　マニュアルは作るだけでなく、使われて初めて成果につながるため、
　使うことを促進することは非常に重要です。

運用面の懸念点を解決するには、動画マニュアル作成ツールが便利

例えば、動画マニュアル作成ツールTeachme Bizの場合。

①クラウドツールでサクサク使える

　動画や静止画を使っても、クラウド上に保存する際に、データ量を最適化しているため、
　マニュアルを閲覧するときに、パソコンがフリーズすることはありません。

　Youtubeで動画を管理・閲覧する際と同様の処理が行われています。

②見たいマニュアルをすぐに見つけられる

　「全文検索機能」によって、タイトルだけでなく、
　マニュアルに書かれている文章も検索対象に含むことができるので、
　マニュアルに関連しそうなキーワードで検索すれば、
　非常に高い確率で、見たいマニュアルが出てきます。

　色々なファイルを開けたり、閉じたり、
　膨大の紙のマニュアルの目次を調べたりする必要はありません。

③マニュアルの活用状況がわかるため、対策を講じやすい

　マニュアルが使われているかどうかを確認するために、
　「誰が」「どのマニュアルを」「何回見ているのか」を把握できる
　レポート機能があります。

　マニュアルの閲覧回数が減っている部門・個人を特定することができるため、
　直接マニュアル閲覧のための告知を行ったり、担当マネージャーに依頼することも可能です。

　一方で、閲覧数の多い部門・個人にヒアリングし、
　上手なマニュアルの運用方法をレポートし、全社に共有し、活用を促進することも可能です。

　このように状況が見えることで、対策が見えてきます。

まとめ

ワードやエクセルは、費用面でメリットがあります。
一方で、手間や運用面でのデメリットが大きいのが現状です。

マニュアルは作成するだけでなく、運用して、成果につなげることが必要です。
その点において、マニュアル作成ツールをを導入し、
追加で費用が掛かったとしても成果が出て、費用対効果のバランスが取れていればよいという
考え方もできるでしょう。

アッシュ・マネジメント・コンサルティングでは、誰でも簡単にマニュアル作成を行うことができる、マニュアル作成ツール「Teachme Biz」の導入支援を無料で提供しています。業務効率化のために、マニュアル作成ツール導入をご検討中の方や、マニュアル作成の効率化・定着化にお悩みの方は、ぜひ、お気軽にご相談ください。