課題解決

➀マニュアルにすべき業務の選別

何でもかんでも、すべての仕事や業務をマニュアルにすればいいというものではありません。マニュアルを作成した方がいい業務と無理にマニュアルにしなくてもいい業務があります。したがって、あなたの職場の業務の中からマニュアル作成することで業務効率化を図ることができる業務とそうでない業務をしっかりと選別しましょう。マニュアルを作成した方がいい業務の特徴は以下の５つです。

１） 作業手順やステップが明確で頻繁に変更されない
２） 高い専門性、経験や技術を必要としない
３） 各部署との連携が必要となる
４） 特定個人で完結せず、不特定多数が携わる
５） 実施頻度が高い（月1回以上、必ず実施する）

➁マニュアルを作成するルールの明確化

マニュアル作成に携わるメンバーが複数いる場合はもちろん、一人でマニュアル作成する場合であっても、最初にマニュアル作成のルールを決めます。マニュアル作成は、多くの場合、メイン業務の合間を縫いながら、数カ月にわたって作業を進めていくことになります。最初のうちは、同じルールで作っているつもりでも、そのうち文末の表現に「です・ます」と「だ・である」が混在してきたり、箇条書きの数字や記号のルールがメチャクチャになってしまうものです。ある業務は文字ばかりで、別の業務は写真が多すぎるなんていうこともあるかも知れません。また、ある業務はプロセスが３つにしか分かれていないのに、別の業務は20以上のプロセスに分かれ作成されてしまうという可能性もあります。もちろん例外があっても構いませんが、原則としてのルールは決めておいた方が完成したマニュアルの品質は高く保たれます。マニュアル作成のルールで決めておきたい項目は以下の通りです。

１） マニュアルを作成するソフト（Word、Excel、PowerPoint等）
２） マニュアルの基本フォーマット（ページサイズ・レイアウト・文字サイズ・フォント等）
３） 掲載する基本情報（ａ.手順　ｂ.ツール　ｃ.やり方は必須。加えて、理由や目的があるとより親切。）
４） 言葉づかい（「です・ます」調か「だ・である」調か、体言止めか用言止めか）
５） 時間や年の表記（西暦か和暦か、12時か12:00か）
６） 箇条書き
７） 数字やカタカナを入力する際の全角・半角

実際にマニュアル作成してみると上記以外にも細かい決めごとが必要になると思います。可能であれば、マニュアルを２~３本作った上でマニュアル作成におけるルールを決定することをお勧めします。

③マニュアル作成スケジュールの検討

先述した通り、マニュアル作成は多くの場合、メイン業務の合間を縫いながら作成することになるでしょう。したがって、マニュアル作成の工程管理を厳格におこなうことがポイントになります。「メイン業務で忙しい」という理由で、納期が遅れることを安易に容認してしまうと、“それが当たり前”となり、完成が覚束なくなります。こういうマニュアル作成のような業務こそしっかりとスケジュールを決め、納期管理をしましょう。工程管理のポイントは以下の通りです。

１） 作成するマニュアル１つひとつに担当者や納期を決める（「鈴木さんは担当の5本を月末までにお願い」は納期遅れの素）
２） （作成担当者が未熟な場合には）納期だけでなく、作業する日や時間帯も確認する
３） 最終期日を納期とするのではなく、後工程でのチェックを考慮し、２~３日の余裕を持たせる
４） マニュアル作成リストと納期は職場に貼り出し、他のメンバーも確認できるようにする
５） 最低でも週に1回は進捗を確認する（一人でマニュアル作成する場合は、上司に報告する）

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